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朱泊文律师
朱泊文律师
江苏-南京
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建设工程项目部章使用中的法律风险与防范

其他2018-03-19|人阅读

建设工程项目部章使用中的法律风险与防范

工程项目中标后,中标单位一般会根据业主的监管要求,同时为了自身项目管理需要,成立专门项目部并刻制专属的项目部印章。项目部印章包括项目部公章、项目部资料专用章、项目部财务专用章等,根据每个项目的情况不同,项目部印章采用的形式不同,一般,每个项目部都会有一枚项目部公章。中标单位一般会根据风险管控要求,要求项目部印章不得用于签订合同和担保、背书等文件,项目部印章只能用于加盖在工程资料和与业主一些往来文件中,但是,在项目实际实施过程中,由于项目部印章在使用过程中没有被规范运用或者是有人恶意私刻项目部印章,往往有项目部印章用于加盖于合同中的情形,导致大量纠纷产生。因此,在使用项目部印章的场合,如何认定项目部印章的法律效力及相关合同的效力,如何合理规避项目部印章在使用过程中的法律风险对于建筑企业而言具有重要意义,建筑企业需高度重视。

一、基本案情

原告:南京A钢材贸易公司(以下简称A公司)

被告1:江苏省B建工集团有限公司(以下简称B建工集团)

被告2: B建工集团扬州分公司

2009年8月, B建工集团总承包扬州某工程项目,后将该工程的部分工程转包给陈某某施工,陈某某施工过程中因欠债太多人间蒸发,找不到人,后B建工集团安排其他施工队伍完成了施工任务。

时隔6年,2015年7月,B建工集团收到南京市某法院关于A公司诉起B建工集团的开庭传票。B建工集团诉请理由:2009年10月,A公司与B建工集团扬州分公司第一项目部签订了《工矿产品购销合同》,该份合同有A公司和B建工集团扬州分公司第一项目部的盖章以及经办人吴某(陈某某雇佣的材料员)签字确认。合同约定:A公司向B建工集团扬州分公司第一项目部提供不同型号的的钢筋26吨,共计金额为107410元;结算方式及期限为:2009年9月30日前付清,以收货员吴某开具的收货单作为结算依据;违约责任:由违约方负担另一方的经济损失,逾期超过10天外计10元/每吨/每天收取;合同纠纷方式:向售方所在地人民法院诉讼。后上述合同双方于2009年12月又签订了一份补充协议。截止原告诉请之日,B建团公司共拖欠A公司钢材货款2309252.96元及违约金,并请求法院判令B集团公司给付。

B建工集团答辩称:1、吴某不是其公司员工,既不是职务行为、也没有授权;2、涉案钢材没有实际用到工地上去;3、项目部印章是经办人私刻的。请求法院驳回其诉讼。

一审法院经过审理认为:经办人吴某虽然不是B建工集团员工,但合同上加盖了项目部印章,同时该项目部印章在工地上多处实际使用,吴某的行为构成表见代理,故判令B集团公司于判决生效后十日内A公司支付货款2309252.96元及利息(从2010年7月1日起按照同期银行贷款利率四倍计算)。B集团公司不服上诉,南京中院二审维持原判。

二、焦点法律问题分析

本案的焦点问题是经办人吴某行为的定性。吴某事实上确实不是B建工集团员工,是实际施工人陈某某雇佣的材料员,其经办行为在法律上基本有四种定性:职务行为;授权代理行为;构成表见代理;个人行为。前三种情况下,B建工集团都要承担给付责任;只有在最后一种情况下,B建工集团才不承担责任。

职务行为,《民法通则》第43条规定“企业法人对它的法定代表人和其他工作人员的经营活动,承担民事责任。”江苏省高院《关于适用<中华人民共和国合同法>若干问题讨论纪要(一)》中关于职务行为的规定:“职务行为分为职务代表行为和职务代理行为。法人的法定代表人或其他组织的负责人以法人或其他组织的名义从事经营活动的,构成职务代表。其他工作人员在职权范围内以法人或其他组织名义从事经营活动的,构成职务代理。”

授权代理行为又称委托代理行为,我国《民法总则》第一百六十二条规定:“代理人在代理权限内,以被代理人名义实施的民事法律行为,对被代理人发生效力。”第一百六十三条第二款规定:“委托代理人按照被代理人的委托行使代理权。”

表见代理,《合同法》第四十九条规定:“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同,相对人有理由相信行为人有代理权的,该代理行为有效。”表见代理应具备四个条件:一是行为人没有代理权;二是签订合同之时具有使相对人相信行为人具有代理权的事实或理由;三是相对人主观上须为善意且无过失;四是行为人与相对人签订的合同应当具备合同有效的一般条件。同时根据《最高人民法院关于当前形势下审理民商事合同纠纷案件若干问题的指导意见》的相关规定,对于以项目经理名义签订或实际履行合同的,认定为表见代理行为应当从严把握。不仅要求无权代理行为在客观上形成具有代理权的表象,而且要求相对人在主观上善意且无过失地相信行为人有代理权。

三、警醒及提示

本案中B集团公司败诉的关键在项目部印章管理出现问题。笔者针对项目部印章的管理在此提出如下几个具体建议,希望最大限度的减少施工企业印章管理方面风险。

1、明确规范项目专用章的刻制和使用权限

项目专用章由公司相关部门统一刻制,专人保管,项目部印章上刻印“签约、担保、背书无效”专门字样。项目部印章仅限用于相关报监资料、技术核定单、隐蔽工程验收单、材料/设备报验单、分部分项质量评定表、质量/安全整改单等形成工程技术资料中涉及技术、质量、安全内容的技术资料,并及时登记用印台账。业主/监理往来文件的用印要求印章保管员不仅登记用印台账,且需要专门登记项目动态管理台账,不得在相关合同、协议、担保、借条、收据等经济类文件中加盖项目部章。

2、项目印章备案

项目印章由印章保管员负责到业主方备案,向业主声明与业主之间的工程款支付、结算、变更、签证、函件往来等需加盖项目部印章的事项,均以备案的项目部印章为准。声明需由业主的签收证明,由公司留存。

3、项目部印章公示

(1)项目部印章由项目管理员负责在工程所在地的地方权威报纸上登报声明,声明项目部印章仅用于工程相关资料,声明项目部印章“签约、担保、背书无效”,声明所有的与工程项目相关的合同必须经过公司流程且加盖公司公章才属有效。报纸公司需留存一份。

(2)对项目部相关合同的签订流程和项目部印章的式样在项目部显眼公告栏进行公示。公示后需拍照录像并予以留存。

4、加强宣传及培训力度

以宣传贯彻企业管理制度为重点,通过案例分享等方式,逐步提高项目部人员对规范项目部印章使用重要性的认识。加强对项目经理的培训;其次,做好对印章管理人员的岗前培训和相关制度交底工作;强化对管理制度的宣传,帮助员工理解制度,以加大制度执行力度等。

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