中小企业用人法律风险
控制及文件汇编
一、 劳动合同的签订
(一)必备条款
1、用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人;
2、劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码;
3、劳动合同期限;
4、工作内容和工作地点;
5、工作时间和休息休假;
6、劳动报酬;
7、社会保险;
8、劳动保护、劳动条件和职业危害防护;
9、法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。
劳动合同应当具备以上必备条款,且必备条款必须合法
(二)注意事项
1、试用期约定(速记:311、132、36)
劳动合同期限三个月以上不满一年的,试用期不得超过一个月;劳动合同期限一年以上不满三年的,试用期不得超过二个月;三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同,试用期不得超过六个月。
劳动者在试用期的工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十,并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。
若超过以上限制性规定,则企业除已经支付的试用期工资外,还要另行向员工支付超期的转正工资,相当于需要支付双倍工资。
2、送达地址
员工送达地址必须约定,送达地址变更时要求员工申请变更登记
防止将来通知送达不到或诉讼不能
3、违约金
只有两种法定情况下才可约定违约金,一是企业为员工提供专项培训费,约定服务期的;二是员工违反竞业限制协议。劳动法中的属补偿性违约金。
非以上两种情形约定的违约金条款无效
4、签署
一个月内,当面签署,绝不能代签,最好另行制作《劳动合同签收单》让员工签字
否则员工将来可能会以没有签订劳动合同为由要求双倍工资
5、竞业禁止
不要一律签订竞业禁止条款,对高管或者其他有可能掌握公司核心密码和资源的人签订竞业禁止条款
签署竞业禁止条款需要支付经济补偿,如果没有约定则按员工工资的30%计算
6、工资约定
工资约定不能低于当地最低工资标准
江西省南昌市(不含新建区、南昌县)最低工资标准1530元/月,其他市县最低工资标准为1430元/月。
二、 入职管理其他事项
1、《入职通知书》(offer)
通知发放时间:面试合格、体检合格等再发入职通知书(邮件、电话方式)。同时在通知书中注明:“在某日期之前有效”,避免长时间无效等待。
2、《员工入职登记表》
员工需亲自详细填写并签名确认(表中应设置员工签名确认栏)
3、《岗位录用条件确认书》
尽可能明确、可衡量,避免过于抽象的、主观的描述;尽量全面涵盖工作岗位可能涉及的事项。
如果不签署该确认书,将导致试用期以“员工不符合录用条件”为由解除劳动合同举证困难。
4、《岗位职责说明书》
岗位职责详尽列明,让员工签字确认。
5、所提交入职证件、材料复印件
让员工签字确认
三、 在职管理事项
1、《劳动合同变更书》
双方协商一致,可以以书面形式变更合同内容
2、薪酬
(1)发薪日如遇节假日或休息日,应当提前至最近的工作日。否则构成拖欠工资。
(2)工资折算按:8小时/天、40小时/周、21.75天/月。
(3) 代扣代缴费用:个人所得税、社保费(个人承担部分)、经济损失赔偿金(月扣减不得超过工资的20%)。(注意:尽量不要从工资里扣除经济损失的赔偿金,最好由当事的员工直接以现金形式赔付给用人单位)
3、加班
(1)制定《加班申请单》,由部门主管签字审批
(2)加班时间:一般每日不超过一个小时,特殊情况每日不超过三个小时,每月不超过36个小时
(3)加班工资:平时加班(1.5倍)、周末加班(2倍)、法定假日加班(3倍)
(4)调休:只有休息日加班可以调休,平时加点和法定节假日加班不可以调休,需支付加班工资
4、休假
(1)年休假
天数:累计工作满1年不满10年的,5天;满10年不满20年的,10天;满20年、15天
新进员工年休假:1)应届毕业生,不享有;2)有经验的员工,按其工龄和入职本公司的司龄共同确定
(2)病假
病假工资:不低于最低工资标准得80%(南昌1530元/月)。
病假要求员工填写《病假申请单》
同时还要求员工提供医院开具的病假单。
(3)事假
事假工资:事假可以不发工资
控制事假天数:可以在规章制度中规定每年的事假总天数限制;也可以通过严格事假的审批流程加以控制
(4)婚假
婚假工资:照发
期限:江西3天(已经取消15天的晚婚假)
(5)丧假
丧假工资:照发(父母、配偶、子女、配偶的父母死亡)
期限:江西3天
(6)产假
产假工资:生育保险基金支付(生育津贴=(单位上年度职工月平均工资)÷30×规定的假期天数,生育津贴高于本人原工资标准的,用人单位不得克扣;生育津贴低于本人原工资标准的,差额部分由用人单位补足。生育津贴不缴个人所得税。用人单位未给女职工缴纳生育保险的,女职工产假期间,工资由用人单位照发,这里的工资应包括计时工资、计件工资、岗位工资、奖金、津贴和补贴,应是女职工休产假之前的月工资标准。另外,女职工还可以要求用人单位报销生育医疗费用及疾患生育手术费用。)
期限:江西158天,陪产假15天
5、试用期与转正
(1)试用期工资:“两不低”:不低于相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的80%;并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。
(2)转正手续:提前15天办理,避免事实转正——法律认定转正的标准:以是否过试用期限为准,而非以转正申请是否经过核准为标准。(注意:对不予转正的员工签署好《岗位录用条件确认书》、《试用转正考核表》)
5、劳动合同续签
(1)提前1个月发出《劳动合同续签通知书》,应设置签收回执;并在通知上注明:“某年某月某日回复者有效——同意续签,否则视为不同意续签。”
四、 离职管理事项
1、试用期离职
(1)员工辞职
员工提前三天即可
(2)试用期劝离
如遇到试用不满意的员工,尤其是公司比较难举证“不符合录用条件”,首选劝离。劝离不成,再走协商;协商不成,再走辞退。
(3)试用期辞退“不符合录用条件”的员工
l 员工签名确认的《岗位录用条件确认书》:(证明公司已经将试用岗位的具体录用条件告知员工,员工也认可)
l 员工签名确认的《员工试用转正考核表》:(证明公司是经过考核确认员工不符合录用条件,员工对考核结果也是认可的)
l 事实证据:收集和保留好员工不符合录用条件的事实证据
l 及时处理:在试用期内作出解除劳动合同的决定,并在试用期内向员工发《解除劳动合同通知书》。【建议提前15天走试用转正流程】过了试用期,公司就不能再以员工不符合录用条件为由解除劳动合同。
2、 协议解除
(1) 用人单位主动提出协商的,需支付经济补偿金
(2) 员工主动提出协商的,无需支付经济补偿金
签署《协商一致解除劳动合同协议书》
3、无过失性辞退
(1)适用条件:a劳动者患病或者非因工负伤,在规定的医疗期满后不能从事原工作,也不能从事由用人单位另行安排的工作的;(医疗补助金:一般:≥6个月工资;患重病:≥9个月工资;绝症:≥12个月工资)b劳动者不能胜任工作,经过培训或者调整工作岗位,仍不能胜任工作的;c劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使劳动合同无法履行,经用人单位与劳动者协商,未能就变更劳动合同内容达成协议的。
(2)通知程序:必须提前1个月通知,否则需要支付1个月的代通知金
(3)经济补偿金,一年补偿一个月工资,不满六个月补偿半个月工资。签署《经济补偿金签收确认书》
4、过失性辞退(开除)
(1)适用条件:a严重违反用人单位的规章制度的;
b严重失职,营私舞弊,给用人单位造成重大损害的;
c劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系,对完成本单位的工作任务造成严重影响,或者经用人单位提出,拒不改正的;
d因员工欺诈、胁迫的情形致使劳动合同无效的;
e被依法追究刑事责任的。
(2)通知即解除,无需提前告知(直接发《解除劳动合同通知书》(含回执),让员工在回执签收,通知当天即解除,告知员工即刻办理工作交接及离职手续)
(3) 经济补偿:无需支付
5、合同到期公司不续签(1)发送《不续签劳动合同通知书》,注明经济补偿金金额,让员工签字确认
6、离职手续
(1)工作交接(确定工作交接完成标准:在劳动合同中约定、或在员工手册中规定、或交接前拟份工作交接完全标准确认书让员工签署)
(2)《劳动关系解除证明书》(必备要素:劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限)
(3)其他交接:文件物品交接、电脑密码、资料交接、待办事项交接
(4)档案及社保关系转移:解除或劳动关系15日内办理
五、 常用文件汇总
1、 劳动合同(p12-18)
2、 劳动合同变更书(p19)
3、 劳动合同续订书(p20)
4、 入职通知书(p21)
5、 员工入职登记表(含录用条件确认书)(p22-24)
6、 岗位说明书(示例:销售经理)(p25-26)
7、 加班申请单(p27)
8、 调休单(p28)
9、 请假申请单(p29)
10、 试用转正考核表(p30-31)
11、 续签劳动合同通知书(p32)
12、 不续签劳动合同通知书(p33)
13、 协商一致解除劳动合同协议书(p34)
14、 经济补偿金签收确认书(p35)
15、 解除劳动合同通知书(p36)
16、 劳动关系解除证明书(p37)