有些公司的劳动规章制度看似详备，但在发生劳动争议时就成废纸了，根本不能作为裁判依据。这是为什么呢？那么如何才能让公司的规章制度具有法律效力呢？本文将对规章制度的生效要件进行梳理。

一、规章制度的制定主体适格

一个规章制度要生效，首先它的制定主体得适格，即它必须具备制定内部劳动规则的法律资格。《劳动法》第四条和《劳动合同法》第四条都明确规定了用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度。从法律规定可知规章制度的制定主体应当是用人单位，而不是用人单位的某个部门、或股东会、董事会、甚至法定代表人或总经理等。

二、规章制度的内容合法

公司规章制度的内容必须合法，否则同法律相抵触的部分无效。《劳动法》第四条和《劳动合同法》第四条只规定用人单位要“依法”制定规章制度，但并没有对法的范围作出具体的规定，法的外延如此之宽泛，那到底应当包括哪些范围？

原劳动部《关于〈中华人民共和国劳动法〉若干条文的说明》（1995年1月）第四条对"依法"作广义理解，指所有的法律、法规和规章，包括宪法、法律、行政法规、地方法规，民族自治地方，还要依据地方的自治条例和单行条例，以及关于劳动方面的行政规章。第八十九条规定用人单位制定的劳动规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门给予警告，责令改正；对劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任中的“法律、法规”主要是指劳动法律、行政法规、地方法规和国家技术标准等。根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》（2001年4月）第十九条的规定，用人单位的规章制度还不得违反政策的规定。

三、规章制度的内容合理

公司的规章不但要合法，还得合理，不是说法律不禁止的，公司就可以根据需要自由约定，如果超出了合理的范围，也可能被认定为无效。虽然法律并没有明确规定规章制度的内容必须合理，但在司法实践中，发生劳动争议时裁判机关有自主裁量权，那些明显违背常理或者过分苛刻的规章制度一般是很难得到司法裁判机关的认可的。

实践中，有些公司的规章制度虽然不违法，但不合理、不适当。如，有些公司规章制度规定一顿饭只能几分钟吃完；一天只能上几次厕所，一次只能几分钟；迟到一分钟、吸烟一次就可以解除劳动关系等等，这类规章制度因为不合理，所以得不到司法裁判机关的认可。

四、规章制度的制定需要经过法定的民主程序

1、制定规章制度民主程序的内容

(1)讨论程序，即规章制度需经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见。

(2)协商程序，即用人单位与工会或职工代表平等协商确定规章制度内容。一般来说，公司建立了工会的，则与工会协商；没有建立工会的，则与职工代表协商。

2、需要经过民主程序的规章制度范围

并非所有的规章制度的制定均需要经过民主程序，根据《劳动合同法》第四条的规定，仅有“直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项”需要经过民主程序，其中包括“劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等”（俗称“八大项”）。

3、规章制度的制定是民主协商基础上的单决制

在劳动合同法制定过程中，就有关于规章制度是单决权还是双决权的不同争议，立法者最后采用了折中的立场，即规章制度制定和修改是劳资双方民主协商基础上的单决制。这样规定既满足了员工参与公司民主管理的需要，又尊重了公司的经营管理自主权。

但全民所有制企业和国有、集体及其控股企业制定涉及劳动者切身利益的规章制度时不同于其他企业，不但要经过民主程序，而且还得经过职工代表大会审议通过才能生效。

4、公司需要建立并完善的相关民主管理制度

(1）职工代表大会制度

职工代表大会是公司实行民主管理的基本形式，是协调劳动关系的重要制度，是职工行使民主管理权利的机构。建立职工代表大会是公司的法定义务。

（2）工会制度

工会通过平等协商和集体合同制度，协调劳动关系，维护企业职工劳动权益，组织职工参与本单位的民主决策、民主管理和民主监督。公司应当建立工会，这样方便、简化规章制度制定的民主程序，况且在《劳动合同法》背景下，公司没有工会也无法完成解除劳动合同的通知程序。

5、规章制度制定缺少民主程序时效力认定

公司的规章制度在制定时缺少民主程序，该如何认定其效力？如果严格按照法律的规定，规章制度的制定如果缺少民主程序应当无效，但在司法实践中执行的并没有那么严格。但随着公司职工代表大会制度、工会制度等职工民主管理制度的发展，对于规章制度制定的民主程序要素的审查将会越来越严格。

6、履行民主程序证据的保存

在劳动争议案件中，由用人单位承担规章制度制定经过民主程序的举证责任，即用人单位要提供证据证明规章制度的制定经过了讨论程序和协商程序。因此，用人单位应当注意收集并保存选举职工代表的证据；在召开会议前，应制作签到表；召开会议时，应制作会议记录，并形成会议纪要，要求与会职工代表签字并摁手印予以确认，以防出现举证不能的法律风险。

五、规章制度需向劳动者公示

涉及到员工切身利益的规章制度要让员工遵照执行，就首先得让员工知道，因此公示是规章制度生效的必要条件之一。司法实践中，对规章制度公示方式的审查比较严格，若没有员工签字确认的已经收到或知悉规章制度内容等能够直接证明公司已经履行规章制度的公示程序的证据，劳动仲裁机构、法院很难认可公司已经向员工履行了公示义务。

六、规章制度的内容应与劳动合同或集体合同的约定保持一致

实践中，有时会出现规章制度规定的内容与劳动合同或集体合同约定的内容不一致的情形，这时应当以哪个为准？根据最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》（2006年10月）第十六条规定：用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。

除了国家的法律、法规和政策等外，劳动合同或者集体合同的效力也要高于用人单位的内部规章制度。这是因为，集体合同是由工会或职工代表代表全体劳动者与用人单位签订的，体现全体劳动者权益；劳动合同是单个劳动者与用人单位签订的，体现劳动者个体的权益；无论集体合同还是劳动合同都是双方在平等自愿、协商一致的基础上签订的。因为用人单位的规章制度是在民主基础上的单决制，劳资双方的地位不平等导致劳动者的民主参与流于形式，规章制度疏于保护甚至剥夺劳动者合法权益的情况在所难免。而且正如上文所述在劳动立法范畴内，保护劳动者权益是劳动立法最为重要的目的和宗旨，所以在规章制度与劳动合同或集体合同发生冲突时，优先适用劳动合同或集体合同的约定。