法律知识

如何管理企业合同档案

法律快车官方整理
2019-12-06 11:09
人浏览

为进一步加强工程合同及工程档案管理工作，提高工程合同及工程档案管理水平，逐步实现局里工程合同及工程档案管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是局里在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本（含工程总包及工程分包合同）、深化设计方案、工程会议记要、工程联系单、工程签证单、竣工资料等。

二、合同档案管理原则

1、合同档案实行网络管理体系，由局里工程行政人员集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、工程行政人员负责统筹、协调、组织、整理、保管局里所有工程合同及档案，并负责监督指导各个工程项目部的合同及档案管理工作。

3、各项目部应分别建立建全档案文档的形成、积累、整理、归档工作体系。

三、合同文档的移交

1、每个工程项目在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组及财务部存档。

2、各工程项目应由项目经理将全套合同资料档案，向合同管理组移交。

3、合同项目终止后各项目部须将该项目的所有技术资料汇总成册，经局领导审阅后，具有长久保存价值的技术资料向合同管理人员移交。

4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

5、合同文档移交时，必须编制档案移交清单并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档的管理办法

1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

3、档案管理人员要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各项目部和个人可在档案管理人员处查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经局主管领导签字同意后，方可在合同管理员处办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

声明：该内容系作者根据法律法规、政府官网以及互联网相关内容整合，如有侵权或者错误内容请【联系】平台删除。
查看更多
拓展阅读
年普法人次15亿+
热
论企业的合同管理（作者：姜开勇）
浏览
热
浅论现代企业中的合同管理
浏览
热
设立中外合资经营企业合同（计算机2）
浏览

相关知识推荐

加载中
  • 可能感兴趣
  • 热搜标签
公司法 深圳律师 重庆律师 昌平区律师 海淀区律师 南宁律师 债权债务 法律内容 法律列表 法律资讯
建设工程合同管理 建筑业企业资质等级标准 工程结算 工程预付款 工程竣工验收报告 工程款税率 工程造价审计 工程质量标准 工程质量 拖欠工程款 工程罚款单 违章建筑 工程质量保修书 工期索赔 工程档案管理 建设工程施工合同 建设工程合同纠纷 建设工程监理规范 建设工程监理合同 工程合同
法律快车 > 法律知识 > 工程纠纷 > 建筑工程管理 > 工程合同管理 > 如何管理企业合同档案
20年 · 50亿人次使用
有法律问题 · 上法律快车
严格审核
专业解答
放心购买
查看详情
首页问律师找律师学知识
© 2004-2024 法律快车粤ICP备18072297号
隐私协议协侵投诉律师加盟