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应收帐款跟踪管理

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2019-08-13 06:56

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新闻中心　　　　来源：Creditlink　　　　更新日期：2010-3-25应收帐款跟踪管理分成4个阶段，第一阶段：定单/合同阶段的跟踪管理；第二阶段：发货阶段的跟踪管理；第三阶段：正常帐期的欠款跟踪；第四阶段：非正常帐期的欠款管理。本文主要描述这四个阶段的工作流程、关键步骤与正常帐期内的危险信号管理。一、定单合同阶段跟踪的流程图1 定单合同阶段跟踪的流程在这个环节，关键的步骤有1、客户订购申请的电话记录或者是传真件，列明客户名、产品名、销售量和价格、运送方式等2、内部订单，同时根据客户数据库的常规信用条款，在订单上抄录信用条款3、信用小组可以修改常规的信用额度、信用期限和现金折扣，但需要说明具体理由4、销售订单(替代：销售合同)二、发货阶段的跟踪管理负责发货阶段跟踪管理的既有财务部门的人员，也有信用管理部门的人员，这个阶段的具体流程可以用下面的图表示：图2 发货阶段跟踪管理流程在这个流程中，关键的步骤有：1、客户付款证明(银行进账单等)2、预付提示通知3、发货单列明发货明细(客户名、产品名、数量、发货时间等)，同时核准销售订单4、暂停发货批复：如果暂停发货的原因并不是信用规范中列明的，还要书面呈报信用委员会，请求核准；如果暂停发货的原因是信用规范列明的，可以直接下发营运管理部5、正式的出库单三、正常帐期的跟踪管理这个阶段应该掌握的原则是对不同类型的客户采用有区别的压力控制和提示的办法。图3 正常帐期的跟踪管理流程在这个流程中，关键的步骤有：1、要求客户回复付款确认书，是对发货质量和付款金额/时间的双重书面确认2、第一次付款通知书3、催款实地走访记录4、延付申请单，对延付理由作出说明，并附客户延付申请原件5、欠款的各项分析(账龄分析表、利息占用分析、付款行为分析等)6、延付批复四、非正常帐期跟踪管理在这个阶段，跟踪管理的原则是分阶段、分类型地规划好催款计划、安排好催款人员、规定清楚各个人员的责任。这个阶段的流程分成两步，第一步是规划清欠方案：列明欠款原因分析、收款手段建议、收款责任人和时间等行动计划。这一步的流程可以表示为下图：图4 非正常帐期的管理流程（1）第二步是根据新的信息实现客户的信用重审，这一步的流程可以用下图表示：图5 非正常帐期信用管理流程（2）五、危险信号管理在正常帐期，尤其是非正常帐期，一定要密切关注对方的变化，尤其要关注下面的一些信号，如果出现了下述危险信号，说明该企业可能会出现问题，我们称之为“危险信号管理法”。1、管理方面的危险信号频繁的管理层变动拒绝提供能够反映企业信用状况的资料难以接触到管理层对信函和电话都拒绝回答经营者更换到期2、财务方面的危险信号供应商的催帐力度增加、应诉次数增多不能够提前付款以享受优厚的折扣开户银行频繁变动相对于净价值而言，债务繁重而且一直保持着高债务的状况付款习惯发生重大变化，付款速度明显减慢违背关于付款条件的承诺，要求更长的还款期限销售额连年下降利息支付达到极限水平销售额增长但是利润却没有出现增长自有资本减少3、企业运作方面的危险信号设备拍卖、频繁的资产处理无正当理由退货购买习惯发生剧烈的变化过度的快速扩张六、在正常期内积极接触客户根据国外一些大型企业的经验，如果信用管理部门能够在正常期内实施积极、有序的客户接触程序，不仅不会损坏企业与客户之间的关系，而且能够将非正常帐期的帐目总额降低50%~75%。采取积极而有序的收帐程序可以有如下的好处：1、能够进一步促进公司与顾客之间的关系2、能够在正常期内解决一些争议3、能够及早发现产生争议的根源，并及时采取补救措施4、进一步提高顾客服务水平5、减少销售人员的劳动强度6、减少销售人员追帐而带来的对客户关系的不良影响实施积极的客户接触时要注意的是，在这个阶段的接触是“以客户服务为导向”的，而不要过分地强调“追帐”的意味，这样容易让客户造成错误的印象，认为你对它不信任。所以，在这个阶段进行积极接触时可以围绕着下面几个问题：1、所有的发票是否已经收到？2、所有的发票是否正确无误？3、是否有什么问题？4、提醒帐款的总额和付款的时间。

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