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如何与海外知识产权事务所打交道？

法律快车官方整理

2019-05-04 07:05

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　　中国专利法进行第三次修改后，凡中国依法成立的知识产权事务所都有资格直接代理涉外专利申请工作。而以前只有部分指定的知识产权事务所才能代理涉外专利申请。这是中国知识产权代理行业发生的一个巨大变化，从长远看，这将给中国知识产权领域带来很多好处。而与此同时，为了顺应这个变化，中国知识产权事务所也需要迅速在公司运作上作出适当的调整，其中一个重要方面就是如何使自己的事务所引起国外同行和专利申请人的注意并得到他们的认同和重视，从而建立起有效的联系和合作关系。对中国知识产权事务所来说，这是一个新挑战，他们需要了解西方人如何看待知识产权事务所的形式与职能之间的关系问题。

　　中国的知识产权事务所一般来说，都更加注重自身的职能，比如提供优质服务，提供优惠价格。这些职能对中国客户来说很重要，对西方客户来说也同样重要，因为它们关系到工作的效率和所需投入的费用。但在西方人看来，职能是不能取代形式的，二者要同等重视。在本文中，笔者将重点介绍西方人眼中知识产权事务所的形式——从某种意义上说，也可以称为“品牌”。如果一个知识产权事务所在经营过程中不注重运用品牌，其信用度将在潜在客户的心中打折扣。虽然语言在某种程度上可能也是一种形式，但从笔者的经历看，中国知识产权事务所在与国外知识产权事务所打交道时，可以不必对语言比如英语过于担忧。中国知识产权事务所的很多专业人员即使不能讲流利的英语，但是都能听懂英语和读、写英文文件。

　　标志-Logo：知识产权事务所的标志很重要，因为它可以传达事务所的理念和文化。Logo应当出现在事务所所有的宣传媒介里。

　电子邮件地址：事务所的电子邮件地址在@后面应该使用事务所的名称或者是缩写；在@之前若使用工作人员的姓名，最好姓和名的顺序一致。

　　名片：名片应该印有自己事务所的标志，并含有个人的详细联系方式。所有的名片最好使用固定的纸质，大小、规格一致，并使用同样的字体和颜色印刷。在名片上最好印有相应的英文翻译。

　　电子邮件：每一份电子邮件都意味着一个可能赢得客户的机会。所以在邮件结束处下方，最好印有预设落款，包括事务所的标志、详细地址等，这些都与事务所的品牌一致。

　　网站：典型的西方知识产权事务所设计的网页都比较保守、平淡。内容部分仅用黑色或蓝色，配以白色背景。虽然近年来这种状况有所改变，比如使用一些艳丽的颜色，但即使如此，总体风格仍旧是偏保守的。事务所主页内容应涉及事务所的品牌和标志，并能链接到各个副页：如事务所的历史、服务项目、合伙人及所有代理人介绍、联系方式以及任何对客户和潜在客户来说可能感兴趣的信息。

　　中国的知识产权事务所注重在网页设计上展示“中国味道”，比如使用多种鲜艳的颜色和复杂图案作背景。但是考虑到西方人的习惯，这种“味道”可能需要做一些调整，使西方人更容易接近和不感到陌生。鉴于此，中国知识产权事务所网页最好也采取平淡的背景，并保证网页上的字型、颜色和格式与事务所的名片、宣传品一致。另一点需要考虑的是，网站上公布的联系方式如电话和地址需要及时更新，否则西方事务所无法与之取得联系。可以想象，如果网页上留的电话是错误的，那么建立和保持合作关系会很困难，最后可能导致关系中断。

　　办公室：与西方知识产权事务所建立合作关系，接待国外知识产权事务所同行的拜访是必不可少的。如同接待任何其他客户一样，中国知识产权事务所首先应该使访客感到受欢迎、感到舒适，比如会议室的光线适当，利于阅读和书写；空间留有足够的余地使来访者可以转开身；在会议过程中不使用手机等等。办公地点，办公室的外表、构造与品牌的一致性，也都会给来访者留下深刻印象。在所有这些形式当中，最重要的还是保密工作。比如会议室最好与接待处和工作区域分开，以保证会议内容的机密性。出于安全考虑，案卷、日常工作文件不滞留于接待处和会议室，远离来访者的视线，这样还可以保持整洁和美观。

　　总之，无论是外在形式，还是内在职能都非常重要，都是西方知识产权事务所关注的内容。对于中国的知识产权事务所来说，既要有良好的专业能力、人员结构、管理体系，同时还要有表现这些职能的形式，注意打造自己的品牌。形式与职能不是相互对立的。以上只是笔者个人的一些观点，希望能对准备开拓国外业务的中国知识产权事务所有所帮助。（知识产权报　作者　帅杰（Jack Redfern））

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