谁动了我的公章——论公司证照返还纠纷的实务操作及风险规避

【案例指引】

陆某系A实业股份有限公司原董事长兼法定代表人，其于2001年8月办理退休手续后，仍系该公司工商备案的法定代表人、董事长及公司大股东A持股协会理事长。2011年2月，陆某公然违背《A公司公章使用管理制度》，私自将A公司综合办公室负责管理的公司公章拿走，A公司发现后立即向当地公安部门报警，但公安部门调查后认为陆某系A公司法定代表人，因此产生的纠纷属于企业内部经营管理问题，遂以不属于公安部门管辖为由不予受理。此后 A公司用章均需到陆某家中盖章，导致了企业经营管理秩序混乱。期间A公司股东大会、董监事会多次督促要求陆某返还公章，但其均置之不理。企业经营班子认为这种现象严重影响了企业生产经营和发展，因此以公司名义向法院提起诉讼，要求陆某返还持有的公司公章。

【律师观点】

对于公司公章证照争夺纠纷，无论是工商部门还是公安部门，现行的处理思路一般均为要求公司自行提起民事诉讼，要求非法控制章照的一方返还原物。而本案当中更为特殊的一点在于非法持有公司公章的为公司对外备案的法定代表人，其持有公章是否符合公司章程及公司法规定，显然属于本案的核心争议焦点。其次，基于公司证照返还纠纷需以公司主体为名义提起，而在本案公司法定代表人与公司管理层存在冲突时，公司管理层如何在无章的情况下向法定代表人提起公章返还之诉，也在实务中存在诸多难点。

一、对于陆某作为公司董事长及法定代表人是否有权保管公章，笔者认为，需回归到公司法及公司章程对董事长的职权设置以及公司管理制度的具体约定。

1、根据公司法原理及A公司章程约定，董事长的职权应在董事会本身职责范围之内授权进行，具体负责股东大会的主持和董事会会议的召集等，只有在董事会会议时才享有与其他董事同等的投票权，而董事长本身并不掌握行政权力，不得管理公司的具体业务，也不得进行个人决策而，公司的日常经营管理显然系公司总经理职权，根据A公司董事会决议及纪要可向显示陆某于2001年即因退休辞去了总经理职务，，因此陆某于2011年私藏公章并擅自对外签订合同等行为显属越权，严重损害了公司的合法利益。

A公司章程第四十条第4款虽赋予董事长的特别裁量权和处置权，但是显然不得超越董事会本身的职权范围，且在本案中亦不存在该款所述的紧急情况，且陆某无论私藏公章以及对外签订协议等行为，均在事实上侵犯了公司的重大利益，对公司的正常日常经营构成了极大障碍，也未在事后向董事会和股东大会进行报告。

A公司章程：第三十六条：董事会行使下列职权：

一、负责召集股东大会并向股东大会报告工作；二、执行股东大会决议；三、决定公司的经营计划和投资方案；四、制订公司的年度财务预算方案、决算方案；制订公司利润分配方案和弥补亏损方案；五、制订公司增加或者减少注册资本方案；六、制订发行公司债券方案和公司债务政策；七、拟订公司分立、合并、解散的方案；八、决定公司内部管理机构的设置；九、聘任或者解聘总经理，根据总经理提名，聘任或者解聘公司副总经理和财务负责人，决定其报酬事项；十、制定公司的基本管理制度。（以上与公司法一致）

第四十条：董事长为公司法定代表人。

董事长行使下列职权：一、主持股东大会和召集董事会会议；二、检查董事会决议的实施情况，并向董事会报告工作；三、签署公司股票、公司债券；四、紧急情况下，对公司事务行使特别裁量权和处置权，但这种裁决和处置必须符合公司的利益，并在事后向董事会和股东大会报告；五、董事会决议授予的其它职权。

第四十四条：总经理行使下列职权：一、主持公司的生产经营管路工作，组织实施董事会决议；二、组织实施公司的年度生产经营计划和投资方案；三、拟订公司内部管理机构设置方案；四、拟订公司的基本管理制度，制定公司的具体规章；五、提请聘任或解聘公司副总经理、财务负责人；聘任或者解聘应由董事会聘任或者解聘外的负责管理人员；六、董事会授予的其他职权。（以上与公司法一致）

2、陆某私藏公章的做法违背了A公司2010年制定实施的《A公司公章使用管理制度》

笔者认为，法定代表人系公司设置的机构之一，无论法定代表人亦或董事长身份均应当在公司章程、股东会决议、董事会决议，以及公司管理制度规定的范围内行使职权。A公司于2011年通过办公会议一致通过《A公司公章使用管理制度》，其中对于公司公章明确由综合办公室管理并指定专人负责，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用，并建立施行登记会签制度，公章使用必须2人或2人以上公司领导会签后才能盖章，且公章除总经理批准及办公室人员陪同外严禁带出办公室外使用。因此陆国林作为公司法定代表人并不当然有权持有公章，其私自窃取公章及擅自对外签订合同的行为罔顾公司内部对于公章的使用管理制度，系对公司制度的严重违背。

上海市第二中级人民法院作出的张某某与上海军工路水产品投资发展有限公司公司证照返还纠纷一案二审民事判决书中，在法院认为部分也基于同样观点进行了表述：

“关于张某某所述其作为东方水产公司法定代表人有权支配管理使用公章的问题。本院认为，即使张某某依据董事会决议担任东方水产公司法定代表人的主张能够成立，但法定代表人作为公司设置的机构之一，其仍应当在公司章程、股东会决议、董事会决议，以及公司管理制度规定的范围内对外行使职权。东方水产公司已制定了明确的《印章管理制度》和形成了相关董事会决议，其中规定，公司公章由总裁办公室专人负责保管，公司领导或法定代表人授权委托人签批登记后使用。可见，负责保管之人并非由法定代表人任意指定即可，且使用公章需经过特定程序方可。如张某某的此节主张成立，则东方水产公司制定的《印章管理制度》和通过的董事会决议将形同虚设，显然与其制定初衷相悖。因此，军工路水产公司以股东身份依据公司管理制度代表东方水产公司主张返还公章并无不当。”

【实操防范】

1、制定公司公章证照的管理规定

股东可以在公司章程中明确约定公司公章证照的使用规定或要求公司管理层专门制定公司章程证照管理规定，以此解决在制度上的缺陷，使得公章的管理有章可依有规可循。对于公司公章证照的移交，也应制定公司公章证照使用签收规定，无论谁负责管理或临时出借公司公章证照，均应书面签名确认领取了公司公章证照的原件，以解决将来不知公司公章证照去向及无证据证明由谁把控的问题。

2、利用公证及报警程序加强证据效力

当遇被罢免人员拒不交出公司公章证照的情况下，可以以现任公司法定代表人名义向被罢免人发函，要求其按时交出公司公章证照，并办理以上函件及手续的公证，或者在公章私自拿走后及时报警，解决将来诉讼时证据效力的问题。

3、起诉被罢免人要求交出公章证照

被罢免人依然拒不交出的，新任的法定代表人可以聘请律师到法院提起公司证照返还之诉，要求被罢免人按时交出。因诉讼对于公司主体一般要求在诉状中盖章，在此种情况可由新任公司法定代表人在诉状上签字，并同时提交公司股东会会议决议等材料加以证明其主体资格。

4、提起证据保全以降低法律风险

由于证照对外直接代表公司，在诉讼期间，为防止被告利用证照签订合同，而导致公司对善意第三人承担法律责任，公司可以考虑在诉讼之前或者诉讼之中向法院提出申请，对对上述证照采取保全措施。