【导语】随着企业的不断发展，管理规范化就提上了议事日程，企业经营管理离不开合同，如何建立符合本企业需要的合同体系及合同签订、履行的系统与监督就显得尤为重要。本文就合同管理规范化做些有益的探讨。

一、企业应建立一套成熟的合同版本体系

企业在商事往来中订立合同须采用书面形式，合同订立应尽量采用企业统一的规范文本。企业如果没有建立整套的合同范本体系，合同文本一般以对方当事人提供的版本为基础修改而成，形式五花八门，会导致合同在提交企业内部相关部门会签时审查时间过长，工作效率不高，对合同的签订造成不必要的延误。在条件成熟的基础上建立起统一的合同版本体系，一来提高能够合同会签的效力，二来也更能保障公司的利益。

二、合同审查范围应尽量全面细致

合同审查往往局限于合同文本本身，人们都比较重视价格因素，但是却对对方当事人的资信不予重视，即没有涉及到合同之外的文件审查，如对方当事人的资信证明材料等没有列入审查范围，就有可能造成合同签定后因对方当事人的履约能力不足导致合同履行不能或履行瑕疵。在合同审查的材料范围上对对方当事人的资信材料审查是为了在合同立项确定对方当事人的环节中，了解对方当事人是否具备履行合同的资质、经营资格、履行能力、财务状况。

三、合同审查程序应合理顺畅

有些企业没有建立完善的合同审查程序，审查流程随意性强，有时还造成混乱，让负责跟进合同会签的人无所适从。为了避免这种情况出现，合同会签流程要建立起来。合同进行会签时，经办部门负责全程跟踪合同，负责合同催办及流转。各个会签部门在进行合同审核时，如有修改的，一般可以在原文本上修改，但应在修改处标明修改人的名字，这样各部门的修改不至重复混乱，也可以让最后经办部门的主管领导统筹一下修改意见并决定是否采纳。

四、合同履行行为应该规范

合同履行过程中的细节问题少于关注。一些教训证明，合同履行中的细节常常是赢得合同争议案件的关键。合同履行中文件盖章的不规范、来往文件签发的不规范、合同来往资料的保存不完善、对对方违约证据的保留不力等等情况都可能使企业在诉讼中败诉。合同履行中向对方签发的重要文书或函件（包括但不限于合同约定事项的变更，履行合同中的重要情况说明，合同履行的催告或通知等情形），应要求对方签收盖章确认或采用邮政特快寄发，并保存好签收材料或邮寄回执，必要时应采用公证方式保全证据，不要以传真为单一来往方式。

五、合同履行中的变更或解除应重视

对合同履行中任何涉及当事人权利或义务发生变化的事项，一律采用书面形式。在发出或者签收改变合同权利、义务的书面凭证之前，必须先咨询企业内部法律部门并获得其认可。变更、解除合同应事先呈报变更解除合同申请，其审批程序与签订合同审批程序相同。在变更、解除合同未达成一致意见或未批准、未生效前，原合同仍然有效，应继续履行。经工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案。经过公证机关公证的合同，在达成变更、解除后，必须经公证机关重新公证。

六、要建立与完善合同统计和监督

合同管理往往侧重于合同签订的审查和合同文本的归档，但是却缺少对合同统计和监督的规定。缺乏合同统计方面的规定，使得合同情况统计零零星星，既不统一也不全面，管理者和相关部门想了解公司整个合同运行状态却无从下手。建立完善的合同统计制度，是为了能使公司领导和相关部门全面、及时了解公司的合同动态，更好地监督合同履行，防范合同法律纠纷的出现。同时，如果缺少合同监督的规定，就会使得合同签订后的合同行为一直处于自律状态，没有一个有力的外部力量来督促合同的履行。企业应定期对各部门的合同履行行为进行监督跟进，总结合同履行的正常率、异常率，建立合同履行的预警机制，尽量将合同争议解决于诉讼之前。