您好，是这样，我是一家食品经销商，现在于B2C某客户合作，合同签署退货条款时是无条件退换货，但在保质期到期前一个月退回，但8月份退货有空退现象，就是实际退货数量小于退单数量，造成了8000元的损失，客户已经同意给予解决，但需要我写一个书面说明，我该怎么写？我想把事情说明并且写清我的要求，谢谢

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