跟单员订单审查流程

　　一、合同、订单的形式

　　在对外贸易中， 跟单员接到的订单形式没有特定的限制，常见的有以下几种形式：

　　(一)合同

　　出口合同根据草拟人的不同，有销货合同(Sales Contract)和购货合同(Purchase Contract)，前者由卖方草拟，后者由买方草拟。合同内容一般包括三部分：合同首部、合同主体和合同尾部。

　　(二)确认书

　　确认书(confirmation)是合同的简化形式，对于异议、索赔、仲裁、不可抗力等一般条款都不会列入，使用第一人称语气。根据草拟方的不同，分别命名为售货确认书(Sales Confirmation)和购货确认书(Purchase Confirmation)。这种格式的合同，适用成交金额不大、批次较多的轻工日用品、小土特产品，或已有包销、代理等长期协议的交易。

　　(三)协议书

　　“协议书”或“协议”在法律上是“合同”的同义词。除非是“初步协议”(Preliminary Agreement)或“原则性协议”(Agreement in General)，且协议内订明：“本协议属初步性质，正式合同有待进一步洽商后签订”(This agreement is of preliminary nature，a formal contract will be signed after further negotiation)或作出其他类似意义的声明，以明确该协议不属正式有效的合同性质。

　　(四)备忘录

　　备忘录也可作为书面合同的形式之一，但在跟单中较少使用。它在法律上对双方不具有约束力。

　　(五)意向书

　　意向书只是双方当事人为了达成某项协议所作出的一种意愿的表示(Expression of Intentions)，它不是法律文件，对双方没有约束力。

　　(六)订单和委托订购单

　　订单(Order)是指由进口商或实际客户拟制的货物订购单。委托订购单(Indent)是指由代理商或佣金商拟制的代客购买货物的订购单。

　　二、审查合同、订单

　　审查合同(包括合同初稿)的内容主要包括货物的名称、质量、数量、单价、交货期限、交货方式、付款方式及包装等要求。

　　(一)审查货物名称(Name of Commodity)

　　跟单员 在审查货物的品名条款时，应注意下列事项：

　　1.内容是否明确、具体，避免空泛、笼统的规定。

　　2.该货物是否是企业能够供应且买方需要的商品，凡做不到或不必要的描述性的词句都不应列人品名条款。

　　3.是否使用国际上通用的名称，若使用地方性的名称，交易双方是否事先就其含义达成共识。某些新商品的定名及其译名是否准确、易懂，并符合国际上的习惯称呼。

　　4.是否选用了合适的品名，以便减低关税、方便进出口和节省运费开支。

　　(二)审查货物质量(Quality)要求

　　货物质量的表示方法主要有以下几种：

　　1.凭规格。规格是指用以反映货物质量的若干主要指标，如成分、含量、纯度、大小、长短、粗细等。

　　2.凭等级。等级是指同一类货物，根据长期生产和贸易实践，按其品质差异、重量、成分、外观或效能等的不同，用文字、数码或符号所作的分类。“凭等级买卖”只需说明其级别，即可明确买卖货物的质量。

　　3.凭标准。标准可分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四种。

　　4.凭牌号或商标。在国际市场上信誉良好、品质稳定，并为买方所熟悉的货物，可凭牌号或商标对外销售。牌号和商标是区分和识别货物质量的标志。所以，在凭牌号或商标的买卖中，即使在合同中不具体规定质量和规格，卖方在交货时仍必须按该牌号或商标所通常具有的质量交付货物，否则，不仅构成违约，而且做坏“牌子”。

　　5.凭产地名称。有些商品，特别是农副土特产品，例如绍兴黄酒、金华火腿、龙口粉丝等，这些货物冠以产地名称，与工业品采用牌号和商标一样，同样可起到明确货物质量的作用。卖方凭产地名称销售某种农副土特产品，就必须交付具有为国内外消费者所周知的特定质量的产品，否则，买方可拒收货物并提出索赔。

　　例：

　　以下哪种商品最适合凭产地名称来表示商品品质( )

　　A、土特产 B、电脑

　　C、纺织品 D、大型机械

　　答案：A

　　6.凭说明书和图样。有些商品，如机械、电器、仪表等，由于结构复杂，型号繁多，性能各异，难以用几项指标来表示其品质，也不能用简短的文字说明其使用方法。在销售这类商品时，就需凭说明书和图样(Descriptions and illustrations)来表示商品的质量。

　　7.用样品表示。有些货物的质量难以用文字说明来表示，如部分工艺品、服装、土特产品、轻工产品等，则可用样品表示。这种做法又称“凭样买卖”或“凭样销售”(Sale by Sample)，凭样买卖有凭卖方样品买卖和凭买方样品买卖两种。

　　(三)审查货物数量(Quantity)

　　跟单员 应审查合同中所规定的货物的数量是否可以及时筹集到，其计量单位、重量以及约数有何规定。

　　1.审查计量单位

　　在国际贸易中，通常采用的计量单位有下列几种：

　　(1)重量(Weight)如克、千克、盎司、磅、公吨、长吨、短吨等;

　　(2)个数(Numbers)：如只、件、套、打、罗、令等;

　　(3)长度(Length)：如米、码等;

　　(4)面积(Area)：如平方米、平方码等;

　　(5)体积(Capacity)：如立方米、立方码等;

　　(6)容积(Volume)：如升、加仑、蒲式耳等。

　　2.审查重量的计算

　　有以下两种：

　　(1)按毛重计算。即“以毛作净”(Gross for Net)或“以毛作净价”(Gross for Net Price)。

　　(2)按净重计算。此外，个别商品有按公量(conditioned’Weight)和理论重量(Theoretical Weight)计算的。

　　3.审查约数

　　在合同数量前加“约”字，也可使具体交货数量作适当机动，即可多交或少交一定百分比的数量。但国际上对“约”字的含义解释不一，有的解释为2.5%，有的则为5%。《跟单 信用证 统一惯例》(国际商会第500号出版物)则规定： 信用证 上如规定“约”字，应解释为允许有不超过10%的增减幅度。鉴于“约”数在国际上解释不一，为防止纠纷，使用时双方应先取得一致的理解，并有书面协议。[page]

　　(四)审查货物价格(Price)

　　跟单员应审查货物的价格是否过低，是固定价格还是非固定价格，有没有价格调整条款，价格里包不包含佣金与折扣，采用何种币制，计价单位是什么等。此外，要特别引起跟单员重视的是不同贸易 术语 下的价格构成因素是不同的，它们包含着不同的费用。例如 FOB 术语 中不包括从装运港至目的港的运费和保险费; CFR 术语 则包括从装运港至目的港的通常运费; CIF 术语中既包括从装运港至目的港的通常运费，又包括保险费。在对外洽商交易过程中，有时一方按某种贸易术语报价时，对方要求改报其他术语所表示的价格，如一方按 FOB 报价，对方要求改报 CFR 或C1F价，这就涉及价格的换算问题。了解贸易术语的价格构成及其换算方法，是跟单员必须掌握的基本知识和技能。

　　(五)审查交货期限(Time 0f Delivery)

　　跟单员应审查交货期限是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达，交货期限一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。

　　目前常用的有以下几种规定方法：

　　1.规定在某月内装运。例如，一月份装运(Shipment During Jan)。按此规定，全部成交货物可在1月l～31日这一期限内的任何一天装运。

　　2.规定在某月月底或以前装运。例如：6月底或以前装运(Shipment at or before the end of June)，即自订立合同之日起，最迟不超过6月30日装运。

　　3.规定在某月某日或以前装运。例如：7月15日或以前装运(Shipment on or before July)，即自订立合同之日起，最迟不超过7月15日装运。

　　4.跨月装运，即规定在某2个月、3个月或几个月内装运。例如：1月、2月份装运或1月、2月、3月份装运(Shipment during Jan/Feb.Jan./Feb./March shipment)，即指货物可分别在1月1日至2月28日止或1月1日至3月31日止这一期限内的任何一天装运。

　　5.在 信用证 结算方式下，也可采用规定在收到信用证后的一定时间内装运。例如：收到信用证后30天内装运(Shipment Within 30days after Receipt of L/C)。由于交货期是以买方开出信用证为前提，如买方拖延或拒绝开证则卖方仍很被动，因而一般还应同时规定开到信用证的期限。

　　例如：

　　买方必须不迟于(某月某日)将信用证开到卖方[The L/C Must reach the Seller not later than...(date)]。

　　(六)审查付款方式(Payment)

　　跟单员审查的内容主要是看客户的付款方式是否为企业可以接受的方式。因为每个企业都自定其付款条件，规定有些付款方式企业不能接受。国际贸易中的支付方式主要有：信用证结算方式、汇付、托收。

　　(七)审查包装要求(Packing)

　　商品的包装一般分为销售包装和运输包装。在商品的销售包装上一般除了印有商品的品名、商标、产地外，也有根据具体需要或要求印有简单的规格、用途或其他一些内容，特别是很多商品的销售包装上都有计算机容易识别的条形码标志。

　　在运输包装上，一般都需要刷制一定的包装标志。包装的运输标志按照其用途可刷制运输标志(Shipping Mark)，指示性、警告性标志(Indicative and Warning Marks)。

　　运输标志俗称唛头，惯上一般由三部分内容组成，即简单的几何图形，合同编号、商品货号或者发货人/收货人的代号、目的地或目的港的名称，箱号或件号。

　　典型的指示性标志有：小心轻放(Handle with Care)，保持干燥(Keep Dry)、请勿用钩(Use no Hook);

　　警告性标志有：爆炸品(Explosive)，有毒品(Poison)，易燃品(Inflammable)。

　　通常在运输包装上除了上述包装标志外，一般还有磅码、产地标志。所谓磅码就是指印制或刷制在运输包装上的包件的毛净重和尺码。产地标志用made inX××的英文字样标明(如made in China)，有时包装标志会应客户的要求作相应的调整。

　　跟单员应审查客户的包装要求是否能够满足，客户提供的包装资料是否齐全，有无明显的错误。客户的包装资料一般包括内包装、外包装、标签、说明书、条码等。内包装主要有白盒包装、彩盒包装、吸塑包装等;外包装主要是印刷唛头。标签主要是看客户规定哪些地方需贴标签，印刷要求是什么。

　　(八)审查交货方式(Method of Shipment)

　　交货方式主要有航空运输、海洋运输、铁路运输等。

　　1.航空运输。在空运业务中，除了采取包机、班机等方式外，随着国际贸易的发展，还产生航空急件业务。目前在国际上较为有名的航空急件公司有DHI。、TNT、UPS、EMS等。

　　2.海洋运输。海洋运输又可以分为班轮运输和租船运输两种。

　　3.铁路运输。

　　三、合同、订单的生效条件

　　跟单员审校订单后，如果没有发现任何问题，业务员经请示领导批准后，跟单员就可按双方确定的内容与客户办理订单相关手续，即签订合同。

　　(一)签署合同、订单的作用

　　1.合同成立的证据。通过口头谈判达成的交易，签署一份书面合同是必不可少的。

　　2.合同成立的条件。买卖双方为达成交易而交换的信件、电报或电传等，也可构成书面合同。但是，在磋商交易时，买卖双方的一方曾声明并经另一方同意：“合同的成立以双方签订正式书面合同或确认书为准”，那么，即使双方已对交易条件全部取得一致意见，在正式书面合同或确认书签订之前，合同还未成立。在此情况下，正式书面合同或确认书就成为合同成立的不可缺少的条件。

　　3.合同履行的依据。买卖双方不论通过口头还是书面磋商，在达成交易后将商定的交易条件，全面清楚地一一列明在一个书面文件上，对进一步明确双方的权利和义务，以及为合同的正确履行提供依据，都具有重要意义。

　　(二)合同成立的时间

　　《联合国国际货物销售合同公约》也规定，接受送达发盘人时生效，接受生效的时间，实际上就是合同成立的时间，合同一经订立，买卖双方即存在合同关系，彼此就应受合同的约束。

　　在实际业务中，有时双方当事人在洽商交易时约定，合同成立的时间以签约时合同上所列明的日期为准，或以收到对方确认合同的日期为准，在这两种情况下，双方的合同关系即在签订正式书面合同时成立。此外，我国法律和行政法规规定应当由国家有关部门批准的合同，在获得批准时方成立。[page]

　　(三)订单生效条件

　　根据各国合同法规定，一项合同即有法律约束力的合同要成为有效合同，除买卖双方就交易条件通过发盘和接受达成协议外，还需具备下列有效条件：

　　1.当事人必须具备签订合同的行为能力。签订买卖合同的当事人主要有自然人或法人。根据我国法律规定，除对未成年人、精神病人签订合同的能力加以限制外，对某些合同的签订主体还作了一定的限定，例如：规定只有取得对外贸易经营权的企业或其他经济组织，才能签订对外贸易合同;没有取得对外贸易经营权的企业或经济组织，如签订对外贸易合同，必须委托有对外贸易经营权的企业代理进行。

　　2.合同必须有对价或约因。所谓对价(Consideration)，即指当事人为了取得合同利益所付出的代价，这是英美法的概念。所谓约因(Cause)，即指当事人签订合同所追求的直接目的，这是法国法的概念。按照英美法和法国法的规定，合同只有在有对价或约因时，才是法律上有效的合同，无对价或无约因的合同，是得不到法律保障的。

　　3.合同的内容必须合法。

　　4.合同必须符合法律规定的形式。当事人约定采用书面形式的，应当采用书面形式。

　　5.合同当事人的意思表示必须真实。各国法律都认为，合同当事人的意思表示必须是真实的，该合同才能成为一项有约束力的合同，否则，这种合同无效或可以撤销。

　　(四)电子商务合同的签订

　　1996年6月14日联合国国际贸易法委员会第29届年会上通过了《电子商业示范法》。该示范法允许贸易双方通过电子手段传递信息、签订买卖合同和进行货物所有权的转让。

　　我国《合同法》第11条规定：“合同的书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现可载内容的形式。”