中华民国九十四年二月十四日行政院原住民族委员会原民企字第0940005089号函订定发布全文8条
第1条 行政院原住民族委员会(以下简称本会)为加速公文处理，提高公文品质及行政效率，特订定本要点。
第2条 本会各类公文处理时限规定如下：
(一)主任委员、副主任委员交办之案件应随到随办。
(二)一般公文：
1.最速件：一日。
2.速件：三日。
3.普通件：六日。
4.限期公文：
(1)来文或依其它规定定有期限之公文，应依其规定期限办理；如有二个以上不同期限者，以最后期限为预定结案日期。
(2)来文定有期限者，如受文机关收文时已逾文中所定期限者，该文得以普通件处理时限办理。
(3)变更来文所定期限者，须联系来文机关确认同意并签奉单位主管核定后，通知单位收发人员变更处理时限。
5.项目管制案件依主任委员、副主任委员批准之时限办理。
(三)人民申请案件依行政程序法至迟应于二个月内办结，或依据本会各类人民申请案件处理时限规定之时限办理。
(四)人民陈情案件依行政程序法第七章、行政院暨所属各机关处理人民陈情案件要点及本会处理人民陈情案件作业规定，应于六日内办结。
(五)诉愿案件依诉愿法自收受诉愿书之次日起，应于三个月内为之；必要时，得予延长，并通知诉愿人及参加人。延长以一次为限，最长不得逾二个月。
(六)立法委员质询案件依据立法院职权行使法及行政院及所属各机关办理答复立法委员质询案件处理原则规定，应于六日内办结。
(七)监察院纠正调查案件依监察案件管理信息系统所定期限办结。案情复杂且一时无法办结之监察案件，应于限期内将办理情形及未能结案之原因先行登录该系统，并申请展期。
(八)会议纪录及出席会议报告除有特殊情形外，应于会后三日内制作完成并陈核判。前项第二款处理速别之拟定，发文机关承办人员应确实区分，各级人员应详加审核；来文之处理速别与公文性质不符者，得请示单位主管或其指定之授权人员同意，径于文件上调整其速别，并签名或盖章，据以通知单位收发人员更改该文管制速别。
第一项各款规定之公文处理时限，除限期公文、项目管制案件、人民申请案件、诉愿案件或其它依法令另有规定者外，均不含假日。
第3条 本会一般公文处理过程时限分配如下：
(一)最速件应随到随办。
(二)速件处理过程中，收、分文不得逾半日，承办单位拟办、核判及会稿不得逾一日，层转核判不得逾一日，缮印发文不得逾半日。
(三)普通件处理过程中，收、分文不得逾一日，承办单位拟办、核判及会稿不得逾二日，层转核判不得逾二日，缮印发文不得逾一日。每
一过程之相关人员应确实掌握自己可用之时间。
(四)承办人员或核稿人员公差、请假时，应由职务代理人代办，以免延误时效。
第4条 各类公文处理时限之计算标准如下：
(一)一般公文发文使用日数：
1.答复案件：自收文之次日起至发文之日止(含本机关内部各单位会办、会签、会稿时间)所需日数扣除假日，为发文使用日数。
2.汇办案件：自所汇办公文最后一件收文之次日起，至发文之日止，所需日数扣除假日，为其第一件来文发文使用日数；其余汇办公文于全案办结时，以存查公文计算。
3.并办案件：自首件收文之次日起，至发文之日止，所需日数扣除假日，为其发文使用日数；其余并办公文于全案办结时，以存查公文计算。
4.创稿案件：
(1)交办案件，自交办之日起，至发文之日止，所需日数扣除假日，为其发文使用日数。
(2)先签后稿案件，自首次签办之日起，至发文之日止，所需日数扣除假日，为其发文使用日数。
(3)直接办稿案件，自办稿之日起，至发文之日止，所需日数扣除假日，为其发文使用日数。
5.限期公文：依下列方式，自收文之次日起，计算发文使用日数：
(1)未逾来文所定期限，而实际处理日数超过六日者，以六日计算；未超过六日者，以实际处理日数计算。
(2)逾越来文所定期限者，依实际处理日数计算。
(3)为处理限期公文需以汇并办公文办理者，依主案限期公文计算办理时效，其余汇并办公文以一般公文存查件处理。送会本机关以外机关者，自送会之日起，至退会收到之日止，期间得予扣除。
(二)发文平均使用日数：以发文使用日数(含创稿)之和，除以发文总件数，所得之商。
(三)存查案件使用日数：自总(单位)收文之次日起算，创签自创签之日起算，至登录公文管理系统结案之日止；存查平均使用日数与发文平均使用日数之计算规定相同。
(四)项目管制案件、立法委员质询案件、人民申请案件、人民陈情案件、诉愿案件：
1.以「依限办结」与「逾限办结」为计算基准。在规定处理时限内办结者列为「依限办结」，超过规定处理时限办结者列为「逾限办结」。
2.人民申请案件因不合法定程序或手续时，主办单位应详细说明，
一次通知补正。通知补正或因适用法令疑义而层转核释者，从其通知、函转之日起，至补件、释复之日止，所经过之期间得予扣除。
3.人民陈情案件因须等待其它机关资料或因适用法令疑义而层转核释者，自其层转之日起，至函复、释复之日止，所经过之期间得予扣除。
4.诉愿案件因诉愿书不合法定程序，而其情形可补正者，应通知诉愿人于二十日内补正者，其时效自诉愿补正程序的次日起算。
第5条 本会公文处理时效管制及稽催查考权责划分如下：
(一)文书管理人员：
1.督导各单位收发人员例行公文稽催管制事宜。
2.每月针对超过处理时限三十天以上案件，交研考人员进行个案分析。
3.清查各单位年度公文未结案件。
4.办理本会同仁(含登记桌)公文处理教育训练，严格管制公文。
(二)研考人员
1.统计本会公文处理时效，并填具公文时效统计表(如附表一)传送行政院研究发展考核委员会及分送各单位参考。
2.办理项目管制案件之管制。
3.对发文平均使用日数在五日以上，连续超过三个月之单位，得就其处理时效严重逾期之公文，进行个案抽样分析后，送各该单位主管参考改进。
4.对超过处理时限三十天以上案件，得选择件数较多单位进行个案分析，并拟具改善建议送各该单位参考改进。
(三)单位收发人员：
1.应确实将本单位公文之流程登录计算机公文管理系统。
2.应随时传送公文，不得留置。
3.每周应至少打印一次本单位逾期未结案件清查(展期)表(如附表二)，送承办人员办理清查、展期或催办，并陈单位主管核阅后建立专卷，以备查考。
4.对逾期未结之公文，应请承办人员办理展期。
5.对超过处理时限三十天以上办结之公文，应请承办人员填报本会公文处理流程个案抽样分析表(如附表三)陈单位主管核阅后，送企划处汇辨。
6.收到非属本单位业务之公文时，应于当日填具改分公文通知单(如附表四)，送总收文人员改分，不得留置。
7.应至少每三个月检查计算机公文管理系统中本单位已办结而未登录销案之公文，予以补登处理。
(四)承办人员：
1.应备公文承办登记簿册，记载公文处理情形，或以公文电子查询系统查询公文处理情形，并自行转载有关承办人所承办文件纪录。
2.对承办之文稿应以计算机登打。
3.应依公文程序条例及文书处理手册规定制作公文。
4.以会名义发文之案件，应将文稿转缮妥，备齐附件以网络传输送秘书室文书科发文。
5.对于承办之公文，应注意时效，于陈核、送会时，主动追踪进度。
6.于请假或公差时，应请职务代理人代为处理公文，以免积压。
7.应配合填具本会公文处理流程个案抽样分析表(如附表三)陈单位主管核阅后，送企划处汇辨。
第6条 各类公文展期规定及管制原则如下：
(一)一般公文：
1.凡未能于规定时间内办结者，承办人员应在届满处理时限以前办理展期。
2.办理公文展期应于逾期未结案件清查(展期)表(如附表二)填具展期原因、申展次数及日期，陈权责主管核可后，由单位收发人员将展期基本数据输入公文管理系统。各级主管展期权责如左：
(1)三十日内由单位主管核定。
(2)三十日以上由主任秘书核定。
3.逾期未结案件清查(展期)表应附于文案卷归档，并影印一份送单位收发建立专卷，以备查考。
(二)项目管制案件：各单位对于涉及政策、法令或需多方会办、分办，且需三十日以上方可办结之复杂案件，承办人员须于原件处理时限届期前申请为项目管制案件，惟一次得申请之处理时限最长不得超过六个月。
1.申请项目管制应填具本会项目管制案件(展期)申请单及执行情形管制表(如附表五及五之一)送企划处审查后并文陈主任委员、副主任委员核准。
2.未能在规定期限内办结者，应在届满处理时限前办理展期，并重新填具项目管制案件(展期)申请单，修正执行情形管制表，并文陈主任委员、副主任委员核准。
3.承办单位应按月研提执行情形管制表(含实际进度及办理情形)送由企划处汇整签报主任委员，直至结案为止。
4.项目管制申请单应附于文案卷归档，并影印二份，一份并公文影本送主任委员、副主任委员登录列管，另一份送单位收发建立专卷，以备查考。
(三)立法委员质询案件：应依限办结，不得办理展期。
(四)人民申请案件：
1.未能于机关公告之处理时限内办结者，应于原处理期限内依分层负责签请延长，惟延长应以一次为限，其申请日数不得超过原公告处理时限，并应于原处理时限届满前将延长之事由通知申请人。
2.案件处理过程中，凡属通知补(件)、会勘(查)、会议(商)，请释(示)查询及有关机关间公文往返等文件，应另以他号方式处理(发文件按一般公文创号处理，收文件则以另编一般公文收文号处理)，不得以原文号销号结案。
(五)诉愿案件：
1.以「案」为单元，实施全程管制，各该案件之起始收文号应于全案办结时，始能销号，处理过程中如有另为之收发文件，另以他号方式处理(发文件按一般公文创号处理，收文件则以另编一般公文收文号处理)，不另计列一「案」。
2.诉愿之决定，自收受诉愿书之次日起，应于三个月内为之；必要时，得予延长，并通知诉愿人及参加人。延长以一次为限，最长不得逾二个月。
(六)人民陈情案件：
1.各该案件由陈情事项之主管单位(机关)受理为原则；非属收受单位(机关)权责者，应径移主管单位(机关)处理，并函知陈情人。
2.案情内容涉及二个以上单位(机关)权责者，应以其所叙业务较多或首项业务之主办单位(机关)为主办单位(机关)，于收办后再行会办或协请有关单位(机关)提供具体处理意见及法规依据，由主办单位(机关)汇整各单位(机关)意见后以本部名义答复陈情人。
3.未能在规定时限内办结者，应依分层负责签请核准展期，并将延长时限理由以书面(或电子邮递)告知陈情人。
4.人民陈情案件应以实质妥处为解除管制条件，办理过程有会商、请释(示)等机关公文往返或其它先行函复陈情人之公文，均应另以他号方式处理(发文件按一般公文创号处理，收文件则以另编一般公文收文号处理)，不得以原文号销号结案。
第7条 公文查考规定如下：
(一)查考规定
1.企划处应组成公文查考小组，定期就本会公文登录、公文管制、以及公文时效是否符合本要点之规定办理公文查考。
2.公文查考小组置委员五人，由主任委员指派召集人，其余委员由企划处、秘书室、人事室、会计室及其它单位人员组成。
3.公文品质查考，以每三个月办理一次为原则，其中两次并同本会为民服务不定期考核办理。必要时得签陈核定后就公文逾期严重之单位进行查考。
4.查考类别及件数：抽调各单位当年度指定日期收文之人民申请案件、人民陈情案件及一般公文(不含存查案件)连号各三件，该日办结之案件若不足规定件数者，则自前一日起依序往前调足；如无人民陈情或申请案件，或件数不足者，以一般公文补足之。
5.公文查考小组委员对于本单位之查考应予回避。
(二)查考议处：
1.逾限办结之公文或案件，除监察院纠正及调查案件另依有关规定办理外，经个件或个案分析，发现有无故积压延误时效情事者，依下列规定议处：
(1)无故积压延误未满十四日者，由单位主管予以口头告诫改进，并列入年终考绩参考。
(2)无故积压延误十四日以上，未满二十八日者，申诫一次。
(3)无故积压延误二十八日以上者，申诫二次。
2.公文处理发生错误、遗失，致人民权益受损或影响本会行政效率者，依其情节轻重，项目议处。
3.前二款之奖惩，由所属单位提报人事室办理。
第8条 其它：
(一)本要点未规定者依相关法令规定办理。
(二)各单位送会公文之办理时限如下：
1.最速件：一小时。
2.速件：二小时。
3.普通件：四小时。
(三)送(收)会外机关公文以速件管制处理；急要文件需会办者应亲会面洽；如须送会三个以上单位者，应复制同时分会。
(四)对于非政策性之紧急文稿、例行性或法令宣导等公文，为争取时效，得采取先发后会方式办理。
(五)会办单位对于送会之文件，除经协调承办单位主管同意者外，不得擅自退件或拒不会办，并应依体制签拟会办意见，提供承办单位参考或陈请主任委员、副主任委员核参。
(六)来文内容涉及二个单位(机关)以上者，分文时应以来文所叙业务较多或首项业务之主办单位(机关)为主办单位(机关)，于收办后再行会办或协调分办。
(七)收到非属本单位(机关)业务之公文时，单位(机关)收发人员或承办人员应于当日填具改分公文通知单(如附表四)，叙明原因经单位主管(机关主任秘书)核阅后送总收文人员改分。
(八)受移单位(机关)对于前开改分公文如有意见，应立即填具本会公文改分请示单(如附表六)，叙明理由经单位主管核阅后陈请本会主任秘书裁定承办单位(机关)；为争取时间，中部办公室各单位办理公文改分请示主任秘书裁定之行政作业得以传真方式处理。
(九)本会所属机关之公文时效管制及稽催查考作业，得比照本要点规定办理。
