第一章 总则
第二章 公文办理程序
第三章 纸质公文与电子公文过渡阶段有关要求
第四章 卫生厅文件的划分
第五章 公文编号类型及其适用范围
第一章 总则
第一条 根据《江西省国家行政机关公文处理办法》和《江西省卫生厅工作规则（暂行）》，结合我厅实际，制定本细则。
本细则适用于卫生厅机关从纸质公文向电子公文过渡阶段的公文处理工作。
第二条 公文处理应当做到及时、准确、安全。公文统一由办公室收发、分办、用印、立卷、归档。
第三条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密。
第四条 公文办理实行谁承办、谁负责，谁分管、谁把关，一级对一级负责的责任制。
第五条 公文办理应确保时效性，必须杜绝人走文停的现象发生。处长出差由指定的副处长负责；分管厅长出差，报厅长审批。
第六条 公文办理应做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。转有关部门提出意见的时间一般不得超过7个工作日。
第七条 公文从签收之日起，不需征求意见的一般在3个工作日内办结；需征求意见的一般在10个工作日内办结。公文核稿2个工作日，普发性公文印制2个工作日，非普发性公文印制1个工作日。急件急办。
第八条 拟文、审核、审签公文必须用毛笔、钢笔或水性签字笔，不得使用铅笔、油性圆珠笔。
第二章 公文办理程序
第九条 收文办理。一般包括公文签收、分发、拟办、批办、催办等程序。
（一）公文签收
凡主送卫生厅的公文，均由厅办公室统一签收、分办。各处室应建立收发文制度，指定专人负责公文签收；负责公文签收人不在时，由处室领导或处室临时指定的签收人签收。签收人在签收公文时，除应签上姓名以外，还应写明签收时间。
（二）公文分发
1、省委、省人大、省政府、省政协、省纪委、卫生部、国家中医药管理局及其办公厅和部门公文。需要呈厅领导的，由厅办公室主任提出拟办意见后，直接呈送厅领导。需要办理的，由厅办公室主任先签给有关处室办理，然后再送厅领导。
2、涉及几个处室工作的来文，如无密级规定，由厅办公室复印并加盖“江西省卫生厅办公室复印专用章”，正式件送主办处室，复印件送协办处室。
3、直送领导同志个人公文。除领导同志直接交办的事项和必须直接报送的绝密事项外，按规定程序办理。
4、邀请厅领导同志参加活动的公文，由厅办公室直接办理。
5、签收的公文应在一个工作日内分发，急件即收即分发。
（三）公文拟办
1、省委、省人大、省政府、省政协、省纪委、卫生部、国家中医药管理局及其办公厅和部门的来文，主办处室要根据厅办公室主任的拟办要求，及时提出办理意见，送有关领导阅批。需提出贯彻意见的，由主办处室草拟贯彻意见后，按程序送批；需转发的，转发文应提出符合我省实际的贯彻意见；领导有批示的按批示要求办理。
2、卫生部、国家中医药管理局及其办公厅和各司局召开的全国性会议结束后，与会处室应将会议文件及时送厅办公室，按程序办理。有密级的文件，严禁复印，应及时通过厅办公室机要人员办理。
3、来文属处室职权范围内的事项，经分管厅领导同意后，函复来文单位。自行主办的公文，直接办理，按程序送签。
4、公文内容涉及几个处室业务的，应由各处室分别提出拟办意见，经各自分管厅长审签后，交由主办处室办理。意见不一致的由主办处室协调。
（四）公文批办
1、对有具体请示事项的公文，主办签批人应当明确签署意见、姓名和签批日期，其他签批人圈阅视为同意；没有具体请示事项的，圈阅表示已阅知。
2、经有关会议讨论决定或厅领导批办事项需要发文的，由主办处室负责草拟文稿，按程序送签。
3、厅领导明确批示有关处室、省直医疗卫生单位和市、县（区）卫生局办理的，由主办处室复印并经厅办公室加盖“江西省卫生厅复印专用章”后转出办理，原件由主办处室年终交档案室留存归档。
（五）公文催办
对有领导批示的公文及本厅的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各承办处室对需要汇报贯彻执行情况的上级文件，要及时检查反馈。
第十条 发文办理。一般包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
（一）草拟公文
1、要符合国家的法律、法规和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。如新提出的政策与原实行政策不一致，则应明确原实行政策废止。
2、要情况确实、观点明确、层次分明、条理清楚、字词精练、标点正确，篇幅力求简短。
3、人名、地名、数字、行文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体年、月、日。
4、必须使用统一格式，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。
5、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，发号公文应当标明发文机关，其他公文不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
6、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
7、章节序数一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
8、不滥用简称、缩写。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不用简称，如使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用外文名称或缩写，应当在第一次出现时注明准确中文译名。
（二）公文审核
审核公文要层层把关。以省卫生厅和厅办公室名义行文，必须经厅办公室核稿，属规范性文件在厅办公室核稿前，送厅法监处审核、修改。核稿内容包括：
1、是否需要行文，行文方式、行文规则、公文格式等是否符合《江西省国家行政机关公文处理办法》和本细则的有关规定；
2、是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及其他有关规定；
3、是否完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。涉及有关处室的问题是否已协商，意见是否一致。所提措施和办法是否切实可行；
4、文字表述、人名、地名、时间、数字、引文和密级、印发范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点是否符合国家发布的标准，计量单位的用法是否符合国家法定计量单位。
5、文稿如需作较大修改，应与起草处室协商或请其修改。
（三）公文签发
1、以卫生厅党组名义制发的文件，由党组书记或受党组书记委托主持工作的党组成员签发。
2、以卫生厅名义呈送省委、省政府、卫生部、国家中医药管理局的综合性、全局性请示、报告和涉及重大方针政策事项的重要文件以及以卫生厅名义制定的规范性文件，由厅长或受厅长委托主持工作的副厅长签发。
3、以卫生厅名义制发的其他文件，按照职责分工，由分管或协助分管厅领导签发。
4、干部出国（境）的有关文件由厅长签发。
5、属于卫生厅处室职责范畴，以卫生厅办公室名义的发文，由各分管厅领导签发。
6、属于卫生厅机关内部管理工作范畴，以卫生厅办公室名义的发文，由办公室主任签发。
7、属于处室便函，由处室负责人签发。
8、需要会签的按公文会签程序办理。
9、分管厅领导临时不在机关，有时间性的发文，凡分管厅领导在公文处理单上已签署了明确意见的或主办处室记录了分管厅领导口头、电话指示同意签发的，发文文稿经办公室主任审核把关后即予印发，签发人为分管厅领导，事后由主办处室请厅领导补签。
10、发文文稿经厅办公室核稿后，如拟文处室需对文稿再进行修改，应重新送厅办公室核稿。
11、文件按管理权限一经签发，如需修改，必须经签发人同意并重新签发，或由签发人的上级领导同意并加签。
（四）发文校核
公文印制前实行校、核稿制。即：文件在正式印发前主办处室和厅办公室分别进行校对、核稿。
1、主办处室对发文清样作全面校对，提出文件发送范围、紧急程度、密级和保密期限；发送部分单位的公文，主办处室要列出具体收文单位。
2、厅办公室负责复核规范审批、签发手续、体例格式，如发现不符合办文程序、内容与第一次核稿时有较大变更的公文，应及时向主办处室提出修改或处理意见，呈签发人审定。
（五）公文制发
1、公文分发立户范围：各设区市卫生局、省直各医疗卫生单位、厅机关各处室。
2、以卫生厅和卫生厅办公室名义制发的公文（除抄告单外），由厅办公室发至厅领导、办公室主任、副主任；非普发性公文根据工作需要按业务归口以及内容由拟文处室分发有关处室。
3、公文印制后由拟文处室在一个工作日内封发，急件即制即封发。
第十一条 行文规则
（一）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下级政府正式行文。
（二）机关内设机构除厅办公室外，不得对外正式行文。
（三）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
第十二条 公文办理情况，各处室每季度进行自查自纠；厅办公室半年进行检查，并通报检查情况。
第三章 纸质公文与电子公文过渡阶段有关要求
第十三条 厅办公室设置统一电子公文出入口，负责电子公文的接收、发出和分送处理。
第十四条 各处室必须指定专人负责电子公文的管理。拟制涉密公文的计算机应与任何网络和其他计算机完全物理隔断，在电子公文系统建立前的现阶段，处室仍可手工草拟涉密公文；厅文印室必须有一台与任何网络和其他计算机完全物理隔断的计算机专门制做涉密公文。
第十五条 不涉密的普通文件、信息和简报等可通过计算机网络传输交换。涉密的文件和信息按照有关规定，通过机要渠道传送。突发公共卫生事件、涉密疫情、重大安全事故、人事档案等暂不通过计算机网络报送。
第十六条 已与计算机网络联网或不能保证不与计算机网络联网的计算机不得处理和存储涉及国家秘密的文件和资料。
第十七条 各处室在计算机上处理和存储的重要数据、文档应定期备份，存储备份的介质及设备应妥善保存，防止毁损、遗失和失窃。
第四章 卫生厅文件的划分
第十八条 《中共江西省卫生厅党组文件》适用于下列事项：
（一）向省委、省纪委的请示、报告；
（二）向省委有关部门行文或与省委有关部门联合发文；
（三）经党组决定需贯彻执行的事项；
（四）转发省委、省纪委的重要文件；
（五）厅党组管理干部的任免；
（六）其他需用党组名义办理的事项。
第十九条 《江西省卫生厅文件》适用于下列事项：
（一）向省委、省人大、省政府、省政协、卫生部、国家中医药管理局等上级机关的请示、报告；
（二）转发省委、省政府、卫生部的有关文件，与有关厅（局、委）联合发文；
（三）发布卫生工作的有关方针、政策、措施等；
（四）经省政府批准，召开全省性卫生工作会议的通知；
（五）印发全省卫生工作会议文件，领导讲话及有关重要文件，重大卫生改革和科技成果的评审、推广等；
（六）根据法律、法规、规章，行使卫生执法权的有关事项；
（七）下达或调整卫生事业发展的中、长期规划和年度工作计划、基本建设、专项资金和物资分配计划等；
（八）确定或调整厅机关、直属事业单位的管理体制、机构设置和人员编制等重大事项；
（九）答复省人大代表建议、政协委员提案；
（十）申请基建投资、事业费和反映有关重要问题，报送预算、决算统计报表；
（十一）以厅领导名义通过有关部门、单位的外事接待事项；
（十二）其他需要以厅名义批复和办理的事项。
第二十条 《江西省卫生厅办公室文件》适用于下列事项：
（一）办公室职责范围内具体工作的有关事项；
（二）了解各地、各单位贯彻执行卫生工作方针、政策、措施、法规的有关情况；
（三）召开全省性卫生专业会议的通知；
（四）向各地各级卫生行政部门转发我厅召开的重要专业会议文件和会议纪要；
（五）向上级机关或有关部委汇报某项工作情况，反映问题，答复有关单位的询问；
（六）根据厅内有关规定，由各处室执行的或各处室职责范围内的具体工作安排；
（七）各类国外赠、贷款和其他国际国内卫生合作项目的具体工作安排；
（八）其他适合以办公室名义的行文。
第二十一条 《江西省卫生厅处室便函》是处室对系统内对口业务部门或单位的文书，不列为正式公文。适用于下列事项：
（一）转发卫生部、国家中医药管理局司局便函或答复司局便函；
（二）举办各类学习班、培训班的通知；
（三）直接发给设区市卫生局具体业务科室或具体单位，布置一般性工作或收集、征询意见；
（四）各类项目执行过程中，直接发给项目县、项目单位，告知或布置项目一般性工作。
第二十二条 明传电报是一种紧急公文传递形式，限用于必须在较短时间内办理的工作。拟采用明传电报发文形式的处室应向分管厅长阐明理由，经分管厅长签批后方可发送。明传电报不得有涉及国家机密的内容。
第五章 公文编号类型及其适用范围
第二十三条 赣卫党字：文种用请示、报告、意见。
适用于卫生厅党组向省委、省纪委请示、报告、建议事项，人事任免的公文。
第二十四条 赣卫×发：文种用决定、通知、意见
（一）适用于奖惩全省有关卫生单位及人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项的公文。文种用决定。
（二）适用于转发省委、省政府、省纪委和卫生部、国家中医药管理局重要公文。文种用通知。
（三）适用于涉及卫生改革、发展、稳定方面重大决策、措施以及发布指导全局工作的重要公文、规范性公文。文种用决定、通知或意见。
第二十五条 赣卫×文：文种用请示、报告、意见
（一）适用于向省委、省政府和卫生部、国家中医药管理局请求指示，批准、解决有关事项等内容的公文。文种用请示。
（二）适用于向省委、省政府和卫生部、国家中医药管理局汇报工作、反映情况等内容的公文。文种用报告。
（三）适用于对重要问题向省委、省政府和卫生部、国家中医药管理局提出见解和处理办法的公文。文种用意见。
第二十六条 赣卫×字：文种用通知、通报、批复、决定。
（一）适用于成立处级机构、表彰业务工作先进以及卫生厅名义授予单项工作荣誉称号、传达重大情况、批评错误等内容的公文。文种用通知、通报或决定。
（二）适用于答复下级机关的请示事项。包括按卫生厅权限批准机构、人员、技术和大型设备准入以及与国外、境外的医疗、科研合作等内容的公文。文种用批复。
（三）适用于成立或调整卫生厅非常设机构的公文。文种用通知或函。
（四）适用于转发卫生部、国家中医药管理局及有关部门的公文，文种用通知。
（五）其他需要以厅名义批复和办理的事项。
第二十七条 卫厅×函：文种用函。
（一）适用于以卫生厅名义答复征求意见的公文。文种用函。
（二）适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。
第二十八条 赣卫办×字：文种用通知、批复、函。
（一）适用于以卫生厅办公室名义传达厅领导的指示和意见，印发我厅召开的重要专业会议文件、会议纪要，以及通报有关情况，转发卫生部办公厅公文。文种用通知或通报。
（二）适用于以卫生厅办公室名义印发处室召开的全省性卫生专业会议的公文。文种用通知。
（三）适用于以卫生厅办公室名义向厅机关各处室及省直各医疗卫生单位、各设区市卫生局布置工作的公文。文种用通知。
（四）适用于以卫生厅办公室名义答复省直各医疗卫生单位和各设区市卫生局向卫生厅的请示事项等方面的公文。文种用批复或函。
（五）适用于以卫生厅办公室名义了解各地贯彻全省卫生工作会议及在卫生改革中的新举措、新思路的公文。文种用通知或函。
第二十九条 公告：适用于公布有关需社会公众了解的卫生信息的公文。文种用公告。
第三十条 卫电发：适用于有时限性的紧急公文。文种用通知。
第三十一条 赣卫厅督办字：适用于报送上级单位及领导、有关部门的督查督办工作事项的公文。文种用报告、函。
第三十二条 赣卫办提字：适用于答复省人大代表建议、省政协委员提案的公文。
第三十三条 卫厅办抄字：适用于向有关处室告知具体事项。
第三十四条 处室便函：适用于处室便函，由处室自行依自然顺序编流水号。
第三十五条 不编正式文号：下列内容的公文以便函的形式下发。
（一）厅机关内部会议通知；
（二）厅机关内部会议纪要（重要的以通知形式印发）；
（三）贺电、贺信等；
（四）一般的联系、商洽工作的便函。
第三十六条 本细则从公布之日起施行。
2004年9月13日
