各县市区人民政府，开发区管委会，市直各部门：
根据《河北省档案信息化建设实施意见》的总体要求，为切实加强我市档案信息化建设的规范化管理，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用，现制发《衡水市人民政府办公室关于进一步加强衡水市档案信息化建设工作的意见》，请认真组织实施。
二○○三年四月十四日
衡水市人民政府办公室关于进一步加强衡水市档案信息化建设工作的意见
档案信息化建设是伴随国家信息化建设“十五”计划而提出的，是国家信息化建设的重要组成部分。为加快我市档案信息化建设步伐，全面提高我市档案工作的总体水平，更好地为衡水的各项工作服务，根据《河北省档案信息化建设实施意见》的总体要求，按照我市档案事业发展“十五”计划的奋斗目标，制定《衡水市人民政府办公室关于加强档案信息化建设工作的意见》。
一、档案信息化建设的指导思想和发展目标
“十五”期间，我市档案信息化建设的指导思想是：以党的十六大精神为指导，按照全省档案信息化建设的总体要求，紧密结合我市档案工作实际，以实用性为目的，加快推进档案信息数据库建设、信息管理标准化建设和档案信息网络化建设进程，以此提升和改造传统的档案管理和利用方式，带动和促进档案业务基础工作，提高和拓展档案工作的服务能力和服务水平。
“十五”期间，我市档案信息化建设的发展目标是：本着统筹规划、突出重点，统一标准、分级建设，集中管理、安全保密的原则，加强全市档案信息化基础设施建设，构建全市档案信息数据库，开展向社会提供网上查询档案信息服务，加快推进全市档案信息网建设，加大档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍的建设力度，在市、县档案馆开展电子档案的规范化管理试点工作和馆藏档案数字化的工作。到“十五”末，全市档案系统“三网一库”基本构建成形，即：市局和部分有条件的县级市档案部门要努力建设并投入使用内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托电子政务网络建设，建立起为各级党政机关服务的档案目录信息中心；依托互联网建立起面向社会、服务公众的档案网站，基本构建起衡水市档案工作信息网络；市、县两级档案馆要基本建立起馆藏重要档案文件级目录数据库，为建设全市档案信息数据库奠定基础。
二、“十五”期间我市档案信息化建设的主要任务
（一）档案信息化基础设施建设
1、要千方百计落实计算机及其配套设施。计算机及其配套设施是开展档案信息化建设的基本手段和必备工具。按照河北省档案局关于“实行统一管理、统一数据格式、统一计算机软件”的要求，各级档案馆、室档案信息化建设的设备配置要达到以下标准：奔腾4代以上计算机；河北科怡档案管理软件（单机版或网络版）；打印机；扫描仪。
2、进一步建设和完善各级档案部门内部局域网。市档案局馆要建成内部局域网；有条件的县市区档案局馆要力争建立起内部的局域网。
3、继续推进各级各类档案馆、室运用计算机管理档案，提高档案信息化水平。全市应用计算机辅助管理档案，市档案馆2003年实现计算机辅助管理档案，县市区档案馆2004年达到80％；市级机关凡已达到省二级以上的2003年底全部实现，达到省三级和未升级的单位2004年底全部实现；县级机关到2004底达到70％。2005年上半年进行全面检查验收。
（二）档案信息资源建设
4、加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。全面开展档案文件级目录数据库建设，市档案馆要实现全部馆藏重要全宗档案文件级目录机检；80％的县市区档案馆要建立起馆藏重要全宗档案文件级目录数据库，并实现计算机检索。要严格按照全省档案信息化统一规范标准的要求，进一步规范原有档案目录数据库格式，市档案馆今年全部完成文件级录入，县市区档案馆每年完成10万条；市级机关档案室对室藏档案全部实行文件级录入。各级档案馆、室都要对原录入的数据进行检查校对；对“十五”期间陆续接收进馆的档案要进行文件级著录和录入。
5、加强各级机关档案室机读目录的规范化管理。各级档案行政管理部门要按照全省的统一要求，统一规范进馆档案的机读目录，逐步做到各级机关向档案馆移交档案的同时移交文件级机读目录。到“十五”末，按照《河北省档案接收和收集管理办法》的要求，市档案馆要实现接收档案时，同时接收文件级机读目录。
6、积极探索档案全文数据库建设，推进馆藏档案数字化进程。市馆和有条件的县级档案馆可从馆藏珍贵档案入手，积极开展档案的数字化工作及馆藏照片、录音、录像档案和部分缩微胶片的数字化转换工作，建设相关的全文数据库，逐步实现档案全文信息查询，提高服务效率和服务质量。
7、根据国家档案局有关电子文件归档电子档案管理的规范标准，各级档案行政管理部门可以选择有条件的机关开展电子文件归档的试点工作。加强对各级机关和有关企业、事业单位档案部门电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。积极研究解决依托各级电子政务网和电子政务工作中与各级档案馆相关的数据标准统一、软硬件对接问题。
（三）档案管理应用系统建设
8、进一步加强对全市档案信息化应用技术的规范化管理，保证档案信息数据库的统一规范和档案机读数据的质量，为保证档案信息交换，实现档案信息资源共享创造条件。
9、积极适应办公自动化和电子政务建设的要求，在市直机关中普及应用文档一体化管理系统，推进机关档案管理与机关办公自动化和电子政务系统同步建设，协调发展。
10、各级档案局馆要依托当地电子政务网建设工程，争取将各地档案信息数据库作为公众信息源纳入当地电子政务、数字政府总格局中，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心。
11、依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，不断提高服务质量和水平。市档案局馆要积极建立“衡水档案信息网站”，有条件的县市区应尽可能建立自己的档案网站，并有计划地上网发布信息和开放档案目录，逐步向社会各界提供网上查询和利用服务，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。
（四）档案信息化标准规范建设
12、依照国家档案局及有关部门的规定，结合我市档案工作的实际，加快研究和制定档案信息上网、网站建设与管理等方面的行政规章，确保我市档案信息化建设健康有序的开展。
13、从我市实际情况出发，要按照国家档案局的有关标准和省档案局制订的档案信息化标准规范、档案计算机业务管理、档案机读数据库规范、档案计算机安全、全宗级档案著录、案卷级档案著录标引、文件级档案著录标引、档案数字化等技术标准规范，逐项抓好落实。
（五）档案信息化人才队伍建设
14、要充分利用多种教育培训途径，加大对在职档案人员的培训力度。加强对档案人员的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识、高新技术知识、现代管理技术知识培训，提高我市档案人员的理论和业务素质；加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高领导干部信息化知识水平，培养既精通信息技术又熟悉档案业务和既精通档案业务又具有熟练运用现代化技术技能的复合型人才。
（六）档案信息安全保障体系建设
15、加强档案信息安全管理，确保档案信息和系统的绝对安全。各级档案部门要提高信息安全意识，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件的管理，保证归档电子文件的真实、完整、有效；档案部门的内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离，确保档案信息网络传输的安全；严格遵守相关的安全保密制度，掌握好开放、控制的尺度，非公开的档案信息一律不得上外网。
