各县市人民政府，州级各部门，各企事业单位：
为切实精减文件，提高工作效率，进一步做好公文处理工作，依据《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）和《四川省国家行政机关公文处理实施细则》（川府发[2001]19号），结合我州政府系统公文处理工作实际，州政府办公室重新修订、完善和补充制定了《凉山州人民政府办公室公文处理规范》等公文处理制度，现一并印发你们，请在公文处理中严格遵照执行。
从2003年1月1日起，各地、各部门报送州政府或州政府办公室的文件，凡不符合规范要求的，州政府办公室将严格按照公文处理制度的规定，一律退回报文单位。
二00三年一月三日
凉山州人民政府办公室公文处理规范
公文处理是一项极其重要而又十分严肃的工作，按照公文处理要准确、及时、安全，行文要少而精，注重实效，力戒主观主义、形式主义、文牍主义的原则，依据《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）和《四川省国家行政机关公文处理实施细则》（川府发[2001]19号），结合我州实际，制定本规范。
一、收文办理
（一）州政府和州政府办公室的所有收文，包括上级、下级和不相隶属机关发来的文件、简报、电报、资料等，均由综合秘书科统一接收和分发。
（二）凡接收的主送件，由综合秘书科列入收文登记。对所有需州政府和州政府办公室领导签批、审定的请示性文件，综合秘书科附上公文处理表，作好登记，送有关科室提出拟办意见，并送分管副秘书长、主任批办，必要时送州政府领导批示。未按规定程序办理的文件，州政府领导原则上可不受理和审批。
（三）凡接收的一般性阅知文件和抄送件，除上级公文外可不列入收文登记，根据内容和工作需要分送有关领导同志阅知和部门、科室传阅。
（四）交办性文件，领导批示后由综合秘书科登记并转交有关科室办理。属部门办理的，由有关科室作好登记，送交主办单位办理。紧急事项在交办的同时要向主办单位提出办理时限。
（五）对上级机关交办的文件，由有关科室提出拟办意见后，送分管领导阅批；需部门办理的，按交办文件处理。
（六）各主办部门在收到州政府交办文件后，应及时会同有关部门认真研究，按时效要求答复报文单位，并抄送州政府办公室；需州政府审批的事项，主办部门应及时提出处理意见送州政府办公室；需部门之间协调的，由主办部门协调一致并将协调意见一并报州政府；综合秘书科或有关科室在收到部门回复意见后，应及时按程序送领导同志审批。
（七）部门的代拟文稿由有关科室按公文审核制度审核，并送有关领导签发后转综合秘书科编号、印制；对无需行文的或可由部门自行行文的送分管副秘书长或秘书长审定后退回报文单位。代拟的规范性文稿必须首先送法制办审核，由法制办按程序审核把关后再提交州政府常务会讨论；代拟文稿凡涉及其他部门和有关县市工作的，必须要有会签意见，无会签意见的，一律按退文制度退回报文单位。
（八）实行15天办文制度和催办制度。紧急公文应在要求时限内办理完毕，一般公文须在15日内办结答复。有关科室要对交办公文进行定期催办，做到紧急公文跟踪催办，一般公文定期催办。
（九）所有公文办理完毕应将原件底稿送综合秘书科存档备查。
二、发文办理
（十）拟稿。州政府和州政府办公室的文件、简报及州政府领导讲话稿的草拟，本着“谁主办、谁拟稿”的原则，由有关部门和州政府办公室相关科室按工作职责范围负责起草或组织起草。
（十一）州政府文件的审核和签发。1、属于综合性、全局性及重大决策性的文件，由州政府办公室主任或分管文秘工作的副主任核稿，秘书长审核，州长或常务副州长签发。2、涉及两位或两位以上副州长工作的重要文件，由分管副秘书长核稿，有关副州长共同审核，由州长或常务副州长签发。3、 属于州政府分管领导工作范围的文件，由分管秘书长核稿，分管副州长签发。其中涉及各县市人民政府正副职领导参加会议和其它政务活动的通知等文件，由分管秘书长初审，分管副州长复审，州长或常务副州长签发。
（十二）州政府办公室文件的审核和签发。1、属于州政府授权以州政府办公室名义对县市人民政府、州政府部门安排布置工作和转发州政府职能部门公文的文件，由分管秘书长或办公室分管文秘工作的副主任核稿，州政府分管副州长或秘书长签发。2、属于州政府办公室职权范围内的文件由有关科室负责人核稿，由分管秘书长、办公室主任或分管副主任签发。
（十三）简报、信息的审核和签发。州政府办公室编发的各类简报、信息，由相关科室核稿，分管秘书长、主任签发。
（十四）公文的复核。州政府和州政府办公室文件在完成核稿、签发手续后，由有关科室和综合秘书科分别负责文件的文字、格式等复核，再送办公室分管文秘工作的副主任或主任复核后交付打印。
（十五）公文的校对。按照“谁拟稿、谁校对，谁校对、谁负责”的原则，州政府和州政府办公室文件、简报的校对由对口主办科室负责。部门代拟稿由代拟部门负责校对。各校对环节、校对人员分别对所校公文负全责。付印前的清样必须由校对人员签字并经相关科室和综合秘书科分别对公文作最后复核。
三、行文规则
（十六）行文要注重实效，坚持少而精的原则。按照隶属关系和职权范围，凡可由部门行文的不以州政府或州政府办公室名义行文，可由州政府办公室行文的不以州政府名义行文。凡属州政府各部门职权范围的工作，一律由部门行文或相关部门联合行文。努力提高公文质量，减少公文数量。
（十七）文件送州政府领导签发之前，按照公文审核制度，办公室有关科室和分管副秘书长、主任要对文件涉及的政策、文字、文种格式及会签手续等进行审核把关。
（十八）属规范性文件的，要由州政府法制办按州政府制定规范性文件的程序规定办理。凡未列入州政府规范性文件年度计划的，原则上当年不行文；个别确需行文的，要由分管副州长批转州政府法制办按规定程序办理。
（十九）各地、各部门上报的请示件，原则上按职责分工由州政府业务主管部门办理和答复。按规定应由州政府审批的事项，由业务主管部门提出意见，报经州政府领导同意后由州政府批复，也可由州政府授权州政府办公室函复，或冠以“经州政府批准（同意）”字样由业务主管部门答复。
（二十）州政府各部门报请州政府批转的文件，可由州政府批转；也可由州政府授权州政府办公室转发；根据文件内容，也可经州政府领导批准后，冠以“经州政府同意”字样，由部门下发。
（二十一）省政府下发的文件，州政府另无具体贯彻意见的，一律由州政府办公室直接转发。省政府各部门的来文，原则上由州级对口部门发文贯彻；如系几个部门联合行文的，原则上由对口州级部门联合行文。
（二十二）向上级机关的请示要一文一事，不得用“报告”或其它文种的公文请示问题。请示一般只写一个主送机关。报送州政府审批的请示，一律送交州政府办公室统一办理，不得直接送领导个人，不得越级请示；因特殊情况必须越级请示的，应抄送越过的直接上级机关。
（二十三）凡属州政府各部门职权范围的事项需要行文的，一律以部门名义直接行文。部门公文有涉及其他机关、部门职权范围的，未经协商一致或未经州政府批准、裁决，不得各自向下行文；如擅自行文，州政府有权责令纠正或撤销。
（二十四）受双重领导的机关上报公文，根据公文内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关办理、答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应同时抄送下级机关的另一上级机关。
（二十五）州政府、州政府办公室的公文，不得向党委机关作指示、交任务；如内容涉及党的工作，应与同级党委机关联合行文。
（二十六）已在各类会议上印发的领导讲话、会议纪要，一般不再另行发文。经批准在报刊上全文发表的文件，视为正式文件依照执行，不另发文。
四、公文运转
（二十七）所有主送州政府、州政府办公室的文件一律由综合秘书科纳入微机统一收文、统一中转。
（二十八）所有以州政府、州政府办公室名义正式编号的文件，统一由综合秘书科编号、印制、发送。
（二十九）综合秘书科每天通过外收发投寄文件，做到急件急送。急件的界定：内容紧急；州政府和州政府办公室领导同志要求急送的文件。
（三十）综合秘书科签收文件后，进行登记、注批，并及时将文件分送到承办科室或领导手中。文件在签收登记环节不能过夜。
（三十一）公文运转必须准确、及时。各承办科室对来文应进行登记并及时办理，需送领导审批或交部门办理的，应及时退综合秘书科送转。紧急公文也可由承办科室直接送领导审批或交部门办理。综合秘书科每天4次送传、清退文件，紧急公文随到随送。
五、督办考核
（三十二）公文处理必须坚持及时、准确、安全的原则。一般公文按15天办文制度处理，紧急公文应在要求时限内办理完毕。公文办理、审签、运转要严格按规定进行。要按照有关规定，切实做好保密工作，确保公文安全。
（三十三）加强对州政府领导批示事项的督办落实。办公室有关科室要按政务督办规定，加强对州政府领导在公文处理中的批示事项的督查督办。各县市、各部门在接到州政府领导批示后，应按要求15天内将领导批示的办理、落实情况报告州政府办公室。
（三十四）各县市、各部门要高度重视公文处理工作，将公文处理工作纳入各自的工作目标，建立健全公文处理制度，防止漏办、延误等问题发生。
（三十五）对州政府交办的文件，各县市、各部门要及时认真办理。州政府办公室将加强对各县市政府办公室和各部门的公文办理工作的指导，将各县市政府办公室和各部门的公文处理工作纳入目标考核，并实行公文处理失误登记通报制度，确保政令畅通。
凉山州人民政府办公室15天办文制度
为转变机关工作作风，提高公文处理工作效率，保证公文及时、准确、安全运转，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和省、州有关规定，特制定本制度。
一、做好公文处理工作，是州政府办公室的一项重要职能，各科室负责公文处理工作的人员，都应以高度负责的精神，努力提高公文处理工作的效率和质量。
二、公文处理必须做到及时、准确、安全。公文处理的各个环节，应力求当日事当日毕。凡各地、各部门报送州政府和州政府办公室审批的文件（主要是“请示”），州政府办公室各承办科室均应及时处理，一般应在15天内办理完毕，并答复报文单位。因问题复杂，15天内难以办结的，应向报文单位说明办理情况。有时限要求的文件，必须在时限内办完。紧急文件随到随办。
三、各地、各部门报请州政府审批的文件，应交有关部门办理的，除特殊情况外，州政府办公室各承办科室应在收文之日起两日内交到州政府有关部门研究办理或提出意见；应呈送州政府领导同志审批的，承办科室应在收文当天提出意见，按程序送分管秘书长审核后，送州政府领导同志审批。
四、凡交部门办理和送州政府领导同志审批、审核的公文，各承办科室要负责做好催办工作，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。交部门办理的一般公文，承办科室应在交出后5－7天内开始催办。催办一般采取电话和 书面两种形式。对部门久拖不办、经多次催问无回音的，可以上门催办；对上门催办也解决不了的，可经办公室分管领导批准后转州政府督办室督办。
五、送州政府领导同志审批、审核的公文，办公室承办科室和对口服务秘书应适时提醒，主动询问，认真做好催办工作。
六、对各种请示文件，凡属于部门职责范围内的问题，承办部门在收到交办件的7－10天内办结并直接答复报文单位，同时抄送州政府办公室备案。因问题复杂，在规定时间内难以办结答复的，承办部门应在收到文件之日起15天内向来文单位说明办理情况，同时报告州政府办公室。
凉山州各地各部门报送文件制度
为了提高公文处理工作的效率和质量，促进全州政府机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《四川省国家行政机关公文处理实施细则》、《凉山州人民政府工作规则》、《凉山州人民政府办公室公文处理规范》等有关规定，制定本制度。
一、州政府办公室受理各地、各部门报送文件的范围
（一）各县市人民政府报送州政府的文件；
（二）州政府各部门报送州政府的文件；
（三）各乡（镇）人民政府因抢险、救灾、安全事故等特殊、紧急情况确需越级报送州政府的文件；
（四）州属以上国有企业和股份制企业因管理体制特殊或情况紧急报送州政府的文件；
（五）各县市人民政府办公室、州政府各部门办公室报送州政府办公室的文件。
二、各地、各部门报送文件的程序
（一）各县市人民政府和州政府各部门报送州政府的文件，由各地、各部门主要负责同志签发。凡请示、报告均应注明“签发人：×××”，印于文件字号右侧。
（二）各地、各部门报送州政府（含州政府办公室，下同）的文件，均一律送州政府办公室综合秘书科，统一由综合秘书科签收、拆封、分类处理。各地、各部门报送州政府的文件不得直接送州政府领导同志个人，领导同志也不签批各地、各部门不按规定程序而直接送呈的文件。应纳入收文办理的，由综合秘书科收文编号，按规定程序办理。
（三）各地、各部门、各单位的抄送文件、越级请示文件和各类简报、资料等，均不纳入收文编号，由综合秘书科视情况处理。
（四）乡（镇）人民政府、州级二级局及有主管部门的州级企业需向州人民政府请示，应通过县市政府或州级主管部门转报。除抢险、救灾、突发性事故、事件等紧急事项外，一律不得越级向州人民政府请示。
三、行文关系和报送文件要求
（一）应报州政府审批的请示性文件，主送“州人民政府”。其中属州政府部门职能范围内应该办理答复的，应交由部门办理答复，抄送州政府办公室备案；属州政府部门提出意见由州政府审定的事项，由州政府审批答复。
（二）向州政府请示问题、报告工作、反映情况、提出建议等，一般都应以正式文件按规定份数报送。即：请示、报告性文件25份，发文抄送文件送5份，情况简报20份。
（三）除突发事件、重大事件或州政府领导交办的急件外，一律不得通过传真件形式报送，否则，州政府办公室将按退文处理。
（四）州级各部门给州政府的代拟稿按5份上报，送州政府的代拟稿一定要说明拟稿原因。代拟稿不得使用手写体，必须为打印件，并加盖本单位的公章后上报。使用公章不得是内部科室的印章。
（五）各地、各部门对州政府交办文件的回复意见按5份上报。回复意见不得是手写体，必须为打印件。回复意见格式为：“收到你办交办B（Y）××××号《发文机关＋事由＋文种》（标题），现将办理情况报告如下：……”。回复意见应加盖本单位公章。使用公章不得是内部科室的印章。
凉山州人民政府办公室退文制度
一、为提高各地、各部门报送州政府和州政府办公室文件的质量，州政府办公室对各地、各部门报送州政府的文件实行退文制度。
二、各地、各部门报送州政府的文件，必须按规定报州政府办公室综合秘书科统一收文后按程序办理。
三、各地、各部门向州政府和州政府办公室报送文件，应按照《国家行政机关公文处理办法》、《四川省国家机关公文处理实施细则》和《凉山州各地各部门报送文件制度》等有关规定报送。州政府办公室对各地、各部门报送文件有下列情况之一的，予以退回：
1、无特殊情况越级报送的；
2、文种使用不当的；
3、公文格式不规范，不符合行文规则的；
4、“请示”不符合一文一事要求和“报告”夹带“请示”事项的；
5、不遵循规定的文件报送渠道，直送州政府领导同志个人的；
6、请示、报告事项表述不清的；
7、代拟稿未打印，无报送说明，未加盖公章的；
8、请求州政府批转的报告和发文代拟稿，涉及有关地区或其他部门工作，事先未协商或无会签意见的；
9、缺附件和未报足份数的。
凉山州人民政府办公室公文审核制度
一、为切实精减文件，提高发文的质量，根据《国家行政机关公文处理办法》、《四川省国家行政机关公文处理实施细则》和《凉山州人民政府办公室公文处理规范》的有关规定，制定本制度。
二、公文审核是指对以州政府或州政府办公室编号、印发的文件，在涉及的政策、文字、文种格式及会签手续等方面进行审核把关。
三、州政府秘书长、副秘书长，办公室主任、副主任及各科室对公文审核把关负责。公文审核把关的主要内容：
（一）是否需要发文、是否需要以州政府或州政府办公室名义发文。如属部门职权范围的事项、专业会议纪要、不成熟的文件等可以不发的文件，以及可以口头、电话等其他方式处理的事项，均应建议不发文或由部门发文。
（二）文件内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规，同现行有关规定有无矛盾。如有矛盾，则应提请起草单位弄清情况，会同有关部门协商修改；如属在原规定基础上有所发展的新的政策规定，则应写出说明。
（三）涉及有关部门或有关县市的问题是否已协商一致。凡未经协商的，要召集有关部门或县市协商。凡需会签的文稿要由主办部门与有关单位联系，送请每一会签单位的负责人签署意见并加盖公章。如会签、协调中不能取得一致意见，应将分歧意见如实汇报，并在拟办中提出建议和意见，一并报请州政府领导审定。
（四）文件提出的政策界限、措施和要求等，是否明确具体，切实可行，对含混不清、模棱两可或者脱离实际、过于繁琐之处，应与报文单位研究修改。
（五）引文是否无误，文字表述是否准确、严密、简练、生动，标点是否正确，文件格式是否符合有关规定。
四、州政府和州政府办公室文件实行三级审核把关，各审核把关环节要对文件进行认真的审核把关。审核把关的程序是，各承办科室审核后送有关秘书长、主任审核，最后进行复核。审核把关的重点是：
（一）秘书长、副秘书长，主任、副主任：对是否确需行文；是否符合党和国家的方针、政策，符合有关法律、法规的规定；是否经过协商、会签；是否与政府工作的要求相一致；政策、措施、要求是否明确、具体、可行；行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合规范；文字是否简练、生动，表述是否准确、严密，标点使用是否正确等进行审核把关。
（二）各承办科室：对是否符合党和国家的方针、政策，符合有关法律、法规的规定；有无协商、会签意见；行文方式是否符合规范；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合有关规定；引文是否准确无误，文字是否简明、通顺，标点是否正确，主题词标引是否正确，附件是否完整等进行审核把关。
（三）综合秘书科：对是否符合行文规则；公文体例格式是否符合规范；审核、审签手续是否完整；附件材料是否齐全等进行审核把关。
五、文件完成审核、审签程序并经承办科室和综合秘书科对文字、格式等进行复核后，送分管文秘的副主任或主任复核后交付打印。经复核对文稿作出实质性修改的，应按程序复审。
凉山州行政机关公文处理失误登记通报制度
为实现州政府公文处理工作的规范化、制度化、科学化，减少盲目性、随意性，提高公文办理的质量和效率，根据《凉山州人民政府办公室公文处理规范》的规定，制定本制度。
一、登记范围
（一）县市政府、州政府部门报送州政府的请示、报告；
（二）州政府、州政府办公室制发的公文；
（三）上级或其他省、市州发来的文件、函电的签收、办理、传送。
二、登记对象
（一）州政府办公室各科室；
（二）州政府各部门；
（三）县市政府。
三、登记项目
凡在公文处理过程中出现下列情形的视为公文处理失误：
（一）运转程序
1、州政府工作部门代州政府、州政府办公室起草的文稿，未形成打印稿的、各部门办公室主任或秘书科长未核稿的、单位主要领导未签署明确意见的；
2、州政府工作部门报送的代拟文稿，其内容涉及几个单位而未进行协商和会签的；
3、不按公文办理程序报送，造成文件“倒行”的；
4、不符合行文关系的。
（二）公文内容
1、文件标题不正确或乱用文种的；
2、文件或代拟文稿内容出现与现行法律、法规、规章及政策相悖的；
3、文件或代拟文稿无实质性内容、缺乏针对性和操作性、按规定不宜发文而发文的；
4、文件或代拟文稿主题不明确、条理不清楚的，引用人名、地名、数字、法律和其它文件表述不准的，一文中出现3个以上错误的；
5、请示文件不符合“一文一事”规定的；
6、报送州政府的文件或代拟文稿，一文中出现5个以上错别字或校对失误字的，州政府办公室已发出的各类文函件，一文中出现3个以上错别字或校对失误字的。
（三）公文格式
1、文件紧急程度、秘密等级划分不准，标示有误的；
2、请示性文件无受文机关或同时主送几个机关的；
3、请示、报告未经主要领导签发或未标注签发人的；
4、文件字体、字号不规范，装订错误的。
（四）办理时限
1、接州政府办公室通知后，不按时领取文件或领导批件的；
2、接上级文电后，不及时办理，出现工作失误的；
3、在州政府办公室规定时限内，未送回会签文件或反馈转办文件意见的；
4、州政府办公室内部办文不及时、无特殊情况积压文件超过8个工作日处理时限的。
（五）文书管理
1、草拟、修改、审签文件，未按档案管理要求使用钢笔、毛笔或专用签字笔的；
2、在文件发送或传递过程中，未按有关规定办理出现失误的；
3、文件运转或收发管理不严，造成失泄密事件的；
4、未按要求审批，擅自翻印、复印上级文件的。
四、责任划分
公文处理坚持“谁承办、谁负责”的原则，凡在公文办理工作中出现以上所列失误的，均要明确责任。公文在县市政府和州政府部门运转环节中出现的失误，其责任分别由县市政府和州政府有关部门承担；公文在州政府办公室内部运转中出现的失误，其责任由州政府办公室承担。
五、认定登记
对公文处理失误情况进行登记和通报，是提高公文质量的重要措施，必须贯穿公文处理的全过程。为了保证这项工作的严肃性，对每项失误都要进行认定。县市政府和州政府部门，在公文运转中出现的失误，由州政府办公室对口联系的科室或综合秘书科认定，有争议的由分管秘书长裁定。州政府办公室各科室在办文中出现的问题，由分管文秘的副主任认定。公文处理失误一经认定，州政府办公室有关科室及时向综合秘书科提供失误的登记项目与内容，综合秘书科负责严格登记。
六、失误处理
为了保证本制度的严肃性和有效性，真正起到提高办文质量的作用，对公文处理出现失误的责任单位要分别情况作如下处理：
（一）按规定在责任单位当年目标考核该项所得分中扣减分值，问题大的单位该项得分为零；
（二）单位内部对承办科室和承办人，实行内部通报制度；
（三）按责任大小，对造成重大失误的，根据《国家公务员暂行条例》的有关规定，给予政纪处分；
（四）州政府办公室对公文处理失误情况定期进行通报。
