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律师事务所案卷档案管理暂行办法

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2019-09-25 00:10

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律师事务所案卷档案管理暂行办法
第一章　总则
　　第一条　为规范本所合伙人、执业律师和其他从事律师工作的人员（以下合称“律师”）以及行政主管和秘书（以下合称“行政人员”）使用和管理案卷档案，特制定本办法。
　　第二条　案卷档案是本所的集体资产，除非经合伙人会议特别批准，律师和行政人员均必须依照本办法的规定使用和管理案卷档案。
第二章　立案和开卷
　　第三条　律师以本所名义承接的所有业务，无论收费与否，均必须依照本章的规定办理立案和开卷手续。
　　第四条　律师（合伙人除外）立案必须事先经过主管其业务的合伙人同意，并依照本章的规定办理立案和开卷手续。
　　第五条　合伙人可以自行决定其自己承办的业务的立案事宜，但必须依照本章的规定办理立案和开卷手续，并同时通知其他合伙人。
　　第六条　经办律师应依照下列程序办理立案手续：
　　（一）填写《立案申请书》（样本见附件一）；
　　（二）交主管其业务的合伙人的审批；
　　（三）经批准后，将《立案申请书》交秘书开卷。
　　第七条　秘书应依照下列程序办理开卷手续：
　　（一）根据《立案申请书》的内容，在《开卷登记册》上逐项进行登记，其中立案号（卷号）必须写明总序号，年份，经办律师和主管秘书姓名的汉语拼音缩写，如ａ７０１／９５／ｈｘｊ／ｚｎ／ｙｌ；
　　（二）依据以下程序制作卷宗：
　　１．将空白不干胶小纸条粘贴在卷宗封底凸出处，然后在小纸条上用正楷誉写卷号和案件名称；卷号和案件名称必须与《开卷登记册》中所登记的完全一致；
　　２．将《立案申请书》和空白的《卷内文件清单目录》（样本见附件二）以及《卷内工作时间记录单》用文件夹装订的卷宗内，然后用透明胶带在卷宗封底将文件夹粘贴固定；
　　（三）依照经办律师的要求，将卷宗放入其指定的文件柜，并制作相应的卷宗提示牌，提示牌上的卷号和案件名称必须与《开卷登记册》中所登记的完全一致。
　　第八条　秘书应于立案当日将《立案申请书》复印一份交给会计。
第三章　卷内文件管理
　　第九条　经办律师每收到或发出一份文件，都必须在《卷内文件清单目录》上作详细记载，但应该将文件的内容告之秘书。
　　第十条　经办律师发出的每一份文件（传真件除外）均必须复印一份存在卷内。
　　第十一条秘书应于每周一对自己所管理的所有案卷内的《卷内文件清单目录》进行例行的检查和核对，如发现卷内文件与《卷内文件清单目录》上的记载有出入，必须立即通知经办律师。
　　
第四章　结案和归档
　　第十二条　经办律师在完成客户委托的业务后应尽快办理结案手续。经办律师应认真填写《结案申请书》，然后将《结案申请书》交给秘书。
　　第十三条　秘书在收到《结案申请书》后应按以下要求将有关卷宗归档：
　　（一）核对《卷内文件清单目录》上记载的文件与该案卷内的文件是否一致，如发现有不一致之处（包括文件份数不对或页数不对）应对即与经办律师澄清；如经证实有文件丢失情况，应在《结案申请书》中“归档情况”一栏中作出说明；
　　（二）核对《卷内工作时间记录单》记载的小时总数与自己电脑中记载的小时总数是否一致，如不一致，应立即与经办律师澄清；
　　（三）将卷内文件按照收到或发出文件的时间顺序重新排列，并将《卷内文件目录清单》放在首项，装订好并放入卷宗盒内。
　　第十四条　秘书在完成归档工作后应在《结案申请书》上签字，并将《结案申请书》交给主管合伙人签字。
　　第十五条　秘书应将主管合伙人签字的《结案申请书》放入卷宗盒内归档，并同时复印一份给会计。
　　第十六条　秘书应将装订好的卷宗交给行政主管，行政主管应将其放入档案室，并同时在《案卷存档登记册》上作记录。
第五章　存档卷宗的管理
　　第十七条　存档卷宗由行政主管负责管理。行政主管应将所有存档卷宗依据设定的栏目在《案卷存档登记册》上进行其登录在《案卷存档登记册》上。
　　第十八条　律师（包括其通过秘书）如欲借阅存档卷宗，均应向行政主管办理存档卷宗的借阅手续。行政主管应设立专门登记本。对所有的存档卷宗的借阅和归还进行记载。
第六章　附则
　　第十九条　本办法经合伙人会议通过，自主任签署之日起生效，修改时适用同样的程序。
　　　　　
附件一：　　　　　　　　　　立案申请书
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│　客户名称　│　　　　　　│性质│　　　　　│　法人资格　│　　　│
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│地址│　　　　　　　　　　│电话│ │传真│　　　　　│
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│联系人│　　　　│职务│　　　　　　│电话│　　　│传真│　　│
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│　客户以何种方式找到本所　│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
├───────┬─────┬┴────┬──┬─────┬──────┤
│　收费标准　│　　　　　│收费方式│　　│收费币种│　　　　　　│
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│客户要求　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
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│经办律师意见：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
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│合伙人意见：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
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│立案号（卷号）│　　　　　　　　│　案卷存放处　│　　　　　　　　　　│
├───────┴────────┴───────┴──────────┤
│立案日期：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
├───────────────────────────────────┤
│备注：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│
└─── ────────────────────────────────┘
　　　　　　　　　　　　　　　卷内文件清单目录
案　　号：____________　　　　　　　　　经办律师：____________
开卷日期：____________　　　　　　　　　主管律师：____________
经办秘书：____________
┌──┬───┬───┬───┬────┬──┬──┬────┬────┐
│编号│收发文│收发文│正副本│文件名称│页数│份数│发件人│收件人│
│　　│日期│方式│　　　│（内容）│　　│　　│　　　　│　　　　│
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│　　│　　　│　　　│　　　│　　　　│　　│　　│　　　　│　　　　│
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│　　│　　　│　　　│　　　│　　　　│　　│　　│　　　　│　　　　│
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│　　│　　　│　　　│　　　│　　　　│　　│　　│　　　　│　　　　│
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