我是从事旅行社订房业务的，上个月一个顾客订了香港两间两晚的住宿，合计RMB4040元整，预订的时候已经跟她说得清清楚楚这个房间一经确认将不可取消及作任何更改，也有书面确认书给她，她也同意，还一再叫不要取消她的房间，房间一定要，她也是经常入住香港的酒店，香港酒店的预订流程和规定她也很清楚。订好房后说好第二天入账给我们，谁她一句话说行程有变，就不要这个房间了也拒付房费。酒店则收取了我们两间两晚的房费。客人的蛮不讲理到最后连电话都不接了，我们该如何收回这笔房款。预订的时候有和客人电话沟通还有QQ聊天记录。我们的工作QQ是会员，开通永久保存漫游聊天记录功能，何时何地都可以看到之前的所有聊天记录，请问这个也可以作为证据吗？我该如何讨回这笔费用？

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