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PM谈“开会”

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2019-12-05 07:43

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　　项目在进展过程中，会召开无数个会议，这些会议有大有小，有轻有重，有时你是配角，有时你是主角。项目在进展中大部分的会议你都是主角，所以，会开会很重要。否则可能会开了不少，问题确没解决，最后还导致大家都患上了恐会症。既然你是主角，那么你对会议就有绝对的控制力。所以，你就要做如下准备了：

　　1、会议一定要有非常明确的目的性。召开会议到底要解决什么样的问题，一定要非常明确，而且，这个问题一定要务实，不要大而空，更要符合团队当前的解决能力。

　　2、会议议题确定后，就是召集人员了，一定要召集与会议有直接关系人员，通常会有三种角色：审定人员、参与讨论人员和旁听人员。而且还要明确每个人员在会议中的职责。

　　3、会议一定要有结论，哪怕不是一个最好的解决方案。会议前，就要将会议的结论考虑好，有很多情况会导致会议无法形成统一意见，这个时候，就要发挥你PM的作用了，将你事先相好的解决方案提出来，进行简短讨论，再无其他的方案下，按照此方案执行。

　　4、“会议既要”很重要，大家都可能会注重会前准备，但可能不一定都注重会后的既要和总结。一定要有既要和总结，要总结一下是否这个会议达到了目的，如果没达到下一步改怎么办，如果达到了，是否应该将此会议内容作为规范或其他什么的进行补充。如果忘了，可能过两天还要再开一次同样的会议，呵呵。

　　其他建议：

　　1、会议议题不明确或暂无结论的情况下，会议很容易跑题，所以，一定要控制这种情况，要不中断会议休息，要不提出你实现考虑好的解决方案，不要变成座谈会。

　　2、提高参会人员的责任感，会议前要考虑参会人员在会议中的职责，适时的给予机会发言，或调动此人员参与进来进行讨论，不要让其感觉与己无关，只要这个人员不发言，他就不会有与己相关的感觉。

　　3、实际并非每个会议的议题都由PM召集和提前准备确认，通常都会已经有人员提出了解决方案，只是通过会议这样的一种沟通方式进行最终确认，所以，这个时候你一定要保护方案的提出人员。因为，这个人员很容易的就成为了会议的靶子，被人批，所以要保护，要鼓励，否则以后大家谁都不会提解决方案了，都推给你了。

　　4、很多情况下，会议是一个议题过渡到另外一个议题，这样参会的人员就会不同，至少角色会不同，一般都会把人员都召集过来，通过一个会议解决，如果是这样，那就尽量缩短会议时长，这种会议不适合讨论，如果要讨论那就提前通过小会解决，这种会议，只是公布结论，或通告。

　　5、适当的时候，可以通过会议进行大范围的讨论，解决问题不在主要，而是要创造大家和睦工作的气氛，很多情况下，一个好的、积极向上讨论会，会增加团队的凝聚力和战斗力。

　　会议是一个与大部分沟通，核心人员商榷，你自己做决定的过程。